Los equipos de recursos humanos a menudo están desbordados por todas las tareas que deben realizar en su día a día. El giro que produjo la pandemia en la gestión de personas ha impulsado un cambio en la forma de trabajar. Las necesidades surgidas del covid implican la creación de nuevas políticas que están en constante actualización y deben ir adecuándose a cada momento y situación sin perder de vista los objetivos del negocio.
Los procesos administrativos abarcan una gran parte del tiempo efectivo de trabajo de los profesionales de los recursos humanos. De ahí que sea tan importante poder crear procesos más ágiles que les permitan disponer de más tiempo para otras tareas igual de relevantes.
Desde Cezanne HR son partidarios de aprovechar la tecnología para reducir las tareas administrativas y, en consecuencia, a disponer de más tiempo para implementar acciones estratégicas.
En esta línea se ha manifestado José Manuel Villaseñor, Partner Director de Cezanne HR España: “la capacidad del software de recursos humanos para aligerar las tareas administrativas y las cargas de trabajo libera a las áreas de gestión del talento del tiempo necesario para poner el foco en otros aspectos críticos”.
4 funciones clave que debe incluir un software de este tipo para aligerar la carga administrativa
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Que permita automatizar los procesos clave.
El software de recursos humanos debe permitir:
- Automatizar las notificaciones y recordatorios.
- Facilitar la carga de documentos relevantes.
- Proporcionar plantillas de tareas para las nuevas contrataciones.
- Ofrecer una visión sencilla y completa de las tareas pendientes y completadas. Información a la que tendrán acceso, tanto los nuevos empleados como los managers y jefes de equipo.
- Crear formularios y gestionar documentos fácilmente.
La capacidad de automatización que proporciona la tecnología es una de sus principales ventajas. Permite liberar tiempo para asumir funciones más estratégicas y de mayor valor añadido.
Para que una herramienta tenga la capacidad de agilizar los procesos debe cumplir con tres elementos clave: funcionalidad, seguridad y facilidad de uso.
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Que garantice la seguridad.
La agilidad y la seguridad son piezas fundamentales en la gestión de personas. Estos equipos son el punto de contacto con los empleados y manejan información sensible como sus datos, documentos personales, horarios de trabajo, gestionar ausencias, etc.
Por ello es tan importante que la herramienta elegida sea de fácil acceso y, sobre todo, garantice unos altos índices de seguridad.
El portal del empleado es muy utilizado en diferentes organizaciones. Permite poner al empleado en el centro de la seguridad y le proporciona el control sobre sus propios datos. Así, es el trabajador quien incluye y modifica sus datos, quien puede solicitar y registrar ausencias o registrar sus partes horarios para que sean verificados por sus superiores.
Con este tipo de aplicaciones, los responsables de recursos humanos no tienen que intervenir en estos procesos que, aunque son relevantes, no aportan valor añadido.
Se trata, por tanto, de una forma de aliviar la presión a la que continuamente están sometidas las áreas de gestión de personas. Si los empleados acceden fácilmente a la información que necesitan, el equipo de RR.HH. podrá centrarse en las tareas que de verdad importan.
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Que cumpla con la Ley de Protección de Datos
Cumplir con la normativa vigente sobre protección de datos genera una presión adicional en los equipos de recursos humanos. Las graves consecuencias legales, económicas y reputacionales que implica el incumplimiento normativo elevan el peso de la responsabilidad que recae sobre estos profesionales.
Sin embargo, con un buen software de recursos humanos la protección de los datos es mucho más sencilla. Para ello, debe garantizar la encriptación efectiva de los datos y filtrar qué datos puede ver cada empleado.
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Que facilite el acceso a la información
Una herramienta realmente útil para descargar de trabajo a los departamentos de recursos humanos debe permitir cargar documentos relevantes en un repositorio centralizado y seguro. Así, los empleados pueden acceder fácilmente y de manera autónoma a documentos y recursos clave como políticas corporativas, normativas, manuales de empleados, recursos formativos, etc. De nuevo, sin que tenga que intervenir el área de recursos humanos.
