Difícilmente los trabajadores del conocimiento, los que pasamos nuestro día gestionando flujos de información, podemos hacer un trabajo de calidad en intervalos de 10 minutos. Enviamos un correo a la vez que contestamos una llamada, e inmediatamente después cambiamos de registro y corregimos una línea de Excel mientras otra llamada, otro correo u otra visita inesperada nos interrumpe. Utilizamos la intuición como guía para priorizar nuestras tareas y porque lo que nos preocupa es “achicar el agua” y apagar los fuegos”, pero carecemos de la sistemática de trabajo y de la visión de conjunto necesarias para que nuestra organización del trabajo sea, efectivamente, productiva. “Tener perspectiva sin control es muy complicado, pero cuando conseguimos adquirirla salimos del corto plazo y alcanzamos a ver también el futuro”, ha explicado José Miguel Bolívar, consultor artesano y Nodo de Optima Lab, en el curso de formación oficial “GTD Fundamentals & Implementation Lab” que acaba de impartir en la sede de APD en Madrid.
Con el título “Efectividad y efectividad personal para los profesionales del siglo XXI”, el curso se ha desarrollado en dos sesiones de día y medio de duración y en él los asistentes han podido conocer a fondo el potencial de la metodología GTD como estándar para ganar en efectividad personal. Paso a paso conocido y ejercitado los 5 pasos básicos que GTD propone para visualizar e implementar el mapa de flujo de trabajo -capturar, aclarar, organizar, reflexionar y ejecutar- y los han puesto en práctica diseñando sus propias listas de trabajo.
“El ciclo pensar-decidir continuo es agotador y el método GTD ofrece una sistemática para capturar, aclarar y organizar nuestros ’to do’ para ejecutarlos de una manera consciente y fluida”, ha explicado Bolívar. El experto, que en el desarrollo del curso ha estado apoyado por Paz Garde y David Sánchez, también nodos de Optima Lab, ha querido hacer hincapié en el cambio de lógica que supone adoptar este método: “Trabajar con GTD implica hacerlo por contextos y no por proyectos. Un contexto es una lista en la que recogemos tareas relacionadas con un espacio (oficina, casa…), una herramienta (ordenador), una acción (llamadas, emails…)… y tenerlos detallados nos permite externalizar todas nuestras tareas a modo de recordatorios. El estado de máximo rendimiento se corresponde también con el estado de máximo ‘flow’. La efectividad personal te da una red de seguridad que te permite mantener todo bajo control”.
Control, menos estrés, tranquilidad, calidad de vida y tiempo para otras cosas son algunos de los aprendizajes que los asistentes al curso han admitido llevarse como aprendizaje inicial. Los próximos 16 y 17 de mayo Barcelona acogerá una nueva edición de esta sesión formativa de la que se puede obtener más información en este enlace.
MANTÉN EL CONTROL EN 5 PASOS CON GTD
- Capturar: Recopila todo lo que reclama nuestra atención en contenedores predefinidos y vacialos con regularidad.
- Aclarar: Vacía preguntándote qué es, si requiere acción y si es más de una acción.
- Organizar: Pon la información y los recordatorios en categorías organizativas (contexto, agenda, etc.) cuando tiene sentido.
- Reflexionar: Revisa de manera regular (semanal) el sistema para que siga siendo fiable y para tener la perspectiva de todos los temas en los que estás trabajando.
- Ejecutar: Prioriza lo que tienes que hacer sabiendo qué no estás haciendo.
CLAVES PARA MEJORAR LA EFECTIVIDAD PERSONAL
- Persevera: Adquiere hábitos y verás cómo en 6 meses dominarás la técnica de GTD y en 2 años lo nuevo se convertirá en lo habitual.
- Trocea: Fragmenta las tareas hasta que no se puedan reducir más.
- Concreta: No ahorres a la hora de describir cada tarea. Detállala tanto como para que un compañero pueda ejecutarla sin problemas.
- Optimiza: Minimiza la atención reactiva (según surge), concéntrate en la atención proactiva (clasifico) y verás cómo aumenta tu atención receptiva (ejecución relajada).
- Concéntrate: Estate a lo que estás, centrarse es la regla de oro del trabajador del conocimiento.
- Aprovecha la energía: Hay menos energía que tiempo y ganarás si haces lo más importante en tu momento del día de más energía. No empieces la mañana abriendo el email si ese es tu momento de mayor potencial.
- Empieza y termina: Al cerebro le mucho abrir cajas y le cuesta mucho cerrarlas pero la efectividad se mide por el número de cajas que cerramos. Si no acabas las acciones es porque son muy grandes, hazlas más finas.
