Consejos de productividad para el día a día

El nivel de productividad y eficiencia medio de la empresa en España se sitúa en un 58,78%, según el último Barómetro Adecco Outsourcing sobre productividad y eficiencia, por lo que el país en su conjunto se enfrenta al desafío «Ser más productivos para crecer mejor». El impulso inversor del Plan de Recuperación es otra palanca con la que se espera incrementar el empleo, pero también la productividad de las organizaciones.

El desafío «Ser más productivos para crecer mejor» del Gobierno de España destaca como principales motivos de esta baja productividad: la menor calidad de nuestro capital humano, el déficit en innovación e integración tecnológica de nuestras empresas, y las carencias de nuestro marco regulatorio. De hecho, indica que la baja productividad está comprometiendo el desarrollo económico de todo el país y guarda una fuerte relación con los bajos salarios, las largas jornadas laborales o la falta de competitividad de muchas empresas.

Para conseguir un incremento en la productividad, que suponga creación de empleo de calidad, salarios más altos, reducción de la vulnerabilidad a las crisis y la competencia exterior, y garantía del mantenimiento del estado de bienestar sin incurrir en déficit públicos crónicos o hipotecar el bienestar de las generaciones futuras, la apuesta se enfoca en:

• Educación, desde el nacimiento y a lo largo de toda la vida.
• Multiplicar esfuerzos en I+D.
• Acelerar la digitalización del tejido productivo.
• Aprovechar las oportunidades de la transición ecológica.
• Reducir al máximo las distorsiones generadas por las trabas administrativas.
• Atajar la economía sumergida.

Trucos efectivos

Más allá de las medidas políticas y económicas de gran impacto, existen 100 consejos y trucos de productividad, recopilados por la empresa Filtered, que se pueden aplicar en nuestro día a día y servir de empuje para alcanzar objetivos, de los que ofrecemos los 24 con mayor puntuación (de 100 a 50).

1. Time-boxing: asigna un periodo de tiempo fijo a una tarea, prográmala y cúmplela.
2. Prioriza: sé despiadadamente metódico, prioriza tareas y evita distraerte.
3. Di no: no hay que complacer a todo el mundo y decir sí siempre solo sobrecarga de trabajo, lo que se vuelve un obstáculo para realizar tareas y cumplir plazos.
4. Muévete: moverse y hacer ejercicio estimula la creatividad, además de ser bueno para la salud.
5. Controla tus dispositivos: de media, consultamos nuestros móviles entre 150 y 221 veces al día, y hacen que nuestro rendimiento se reduzca. Así que despeja tu escritorio de dispositivos y distracciones.
6. Haz pausas breves: paradas cortas y regulares durante el tiempo de trabajo aumentan la concentración y la productividad. La técnica Pomodoro (25 minutos de trabajo, 5 minutos de descanso) te puede ayudar.
7. Listas de tareas: no para que las hagas interminables y que queden pendientes continuamente, sino para que sean tu solución a la gestión del tiempo, ya que también podrás priorizarlas y programarlas.
8. Come bien: una dieta equilibrada y comer alimentos que liberen energía lentamente es mejor para la salud y para la productividad.
9. Regla de los 2 minutos: si puedes hacer una tarea en dos minutos, no la anotes ni la programes, no la discutas ni pienses en ella, simplemente, hazla.
10. Controla las redes sociales: aparta esta distracción tóxica y no permitas que las redes sociales te controlen. Puedes programar un tiempo diario para consultar tus redes.
11. Decide cuándo consultar el email: no estés pendiente de las notificaciones ni lo tengas abierto todo el día, y elige dos o tres franjas del día para consultarlo y atenderlo.
12. Ordena y limpia tu espacio de trabajo: la organización y la limpieza del lugar en el que trabajamos es fundamental para encontrar un espacio armónico en el que puedas encontrar fácilmente las herramientas que necesites.
13. A quien madruga, Dios le ayuda: empezar pronto con ejercicio, lectura o una hora de trabajo sin distracciones te da una ventaja para comenzar el día.
14. Respira: con las cargas de trabajo y el estrés generalizado, a veces se nos olvida respirar de manera consciente para descomprimir nuestro cuerpo tensionado. Concentrándote en tu respiración, ralentizarás tus pulsaciones y tu ritmo. La meditación es nuestra aliada.
15. Desactiva alertas: la mayoría de nuestras alertas no son realmente importantes. Exceptuando las que son urgentes, silencia las demás mientras trabajas para que no nos roben nuestra atención.
16. Reuniones breves: limitar los tiempos de reuniones entre 15 y 45 minutos, dependiendo los asuntos a tratar, clarificar los temas de la reunión antes de la misma para poder prepararlos y resumir los puntos esenciales una vez finalizada, facilitará aprovechar al máximo el tiempo del que disponemos.
17. Bloqueadores webs: si hay webs que te distraen, utiliza bloqueadores webs para que no puedas acceder a ellas cuando estés trabajando.
18. Herramientas de productividad: aprovecha lo bueno que la tecnología nos ofrece y utiliza aplicaciones, herramientas y programas que pueden facilitarte la vida.
19. Planificación: aunque siempre aparecen improvistos, organiza toda la semana con tareas, reuniones, plazos… prioritarios y, después, programa el resto en torno a ellos.
20. Combate la multitarea: ves de tarea en tarea y no hagas varias cosas a la vez. Para ello, los anteriores consejos te ayudarán.
21. Sonido y música: hay personas que trabajan muy bien con música, sonidos específicos o ruido blanco, ya que les ayuda a terminar sus tareas más rápido y a generar mejores ideas.
22. Escribe a mano: anota con boli y papel lo que quieras recordar mejor, haz dibujos o gráficos a mano como registro de tus ideas, necesidades o tareas.
23. Desglosa las tareas: sobre todo, si se trata de algo importante, divide la tarea en partes, porque los pequeños pasos te ayudarán a completar la tarea entera, de manera más sencilla.
24. Regla 8020 o Principio de Pareto: esta regla establece que el 80% de los resultados se deben al 20% de las causas, por lo que céntrate en el 20% de las tareas y acciones, ya que te proporcionarán el 80% de los resultados. Aumentarás tu eficacia con menos esfuerzo, minimizando el tiempo.

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