Un proyecto de transformación ha de tener un plan de comunicación

Maite Sáenz18 marzo 20245min
Sin una evaluación del impacto del cambio con la que visualizar qué va a pasar y a quién va a afectar las intenciones para virar de rumbo nacen en vía muerta. Disponer de ese mapa del viaje antes de emprenderlo es fundamental para que la comunicación que integre a todos y la formación que los capacite responda al propósito del cambio.

 

“Mal de muchos, consuelo de pocos”. El refranero español también se puede leer en términos de gestión, y esta expresión, aplicada a los procesos de gestión del cambio, resume a la perfección el sentir de los afectados: ¿Qué va a ser distinto y cómo me va a afectar? El enfoque corporativo en la centralidad humana es el compañero necesario para que el viaje colectivo sume las voluntades individuales.

En su reporte “Nimble use of training, channels enables agile change”, Deloitte explica que “ese enfoque en la centralidad humana ayuda a que estas evaluaciones de impacto deriven en diferentes tipos de herramientas de cambio estratégico basadas en roles:

  • Las narrativas cotidianas, que proporcionan un resumen basado en:
    • roles de las personas,
    • los procesos y los cambios tecnológicos;
    • los traspasos o interacciones clave con otras partes interesadas;
    • y beneficios asociados con los cambios para ilustrar qué está cambiando y por qué es importante para una parte interesada en particular.
  • Los mapas de viaje, que visualizan el antes y el después de los cambios y las interacciones a lo largo de cada proceso de negocio afectado para un rol/persona determinado. Estos resultados de cambio estratégico pueden valerse por sí solos para crear conciencia y también pueden usarse para respaldar planes específicos de capacitación.

 

El contenido hojeable es el rey de la comunicación ágil

La revolución de la comunicación ha llegado al mundo corporativo y el cambio ágil lo que pretende es hacer suyos nuevos canales y nuevos lenguajes que despierten el interés de los empleados respondiendo a sus preguntas sin aburrir. La agilidad también ha de ser un atributo de la comunicación interna y no sólo en tiempo sino también en forma:

  • Adiós a los interminables hilos de correo electrónico y bienvenido sea el contenido “hojeable”. “El cambio ágil aprovecha un enfoque de participación y comunicación multicanal que presenta contenido «hojeable» (por ejemplo, videos y elementos visuales) para ilustrar en lugar de simplemente informar”, afirma Deloitte.
  • Abran paso a los mensajes basados en chat, que también son una opción de contenido hojeable para comunicar rápido y conciso. “Los mensajes grupales en las plataformas colaborativas corporativas pueden ser una excelente manera de compartir actualizaciones en tiempo real con grupos de partes interesadas. Pedir a los grupos que «fijen» sus chats grupales para consultarlos fácilmente puede crear nuevos canales de comunicación y ayudar a impulsar la participación utilizando el marco inherente de comunicación bidireccional”.
  • Encuestas internas sí, pero optimizadas y variadas. El principio marketiniano de que no todo interesa a todos es un buen comienzo para segmentar la base de datos de los empleados. Y no sólo recurriendo a consultas “de formulario”, sino también sustituyéndolas por «controles de pulso» en las reuniones en vivo. “El uso de software de encuestas digitales para enviar algunas preguntas breves en reuniones en vivo puede proporcionar tasas de respuesta de más del 75 por ciento, a diferencia del 10 al 20 por ciento que podría resultar de una encuesta tradicional”.

Photo by Hal Gatewood on Unsplash.


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