La pandemia vivida en los últimos meses ha cambiado la forma en la que trabajamos. La incertidumbre se ha instalado también en las empresas. Los departamentos de Recursos Humanos y la Dirección tienen difícil acertar ante un escenario tan cambiante. Algunas compañías han decidido volver a la oficina, otras seguir apostando por el teletrabajo. En ambas opciones la tecnología juega un papel fundamental para mejorar la productividad y organizar las agendas de los trabajadores.
En este tiempo, cada compañía ha apostado por uno de los modelos (presencial o a distancia), ambos igual de válidos siguiendo siempre las recomendaciones sanitarias. Sin embargo, ambos tienen algo en común que es de obligado cumplimiento para mantener un equipo unido y un trabajo eficiente: la comunicación.
En una reciente encuesta realizada por Harvard Business Publishing, un 78% de los encuestados reconocía que sus empresas habían creado nuevos canales de comunicación para mantener el valor corporativo, el contacto directo con los empleados y la cohesión de los equipos . Además, herramientas como el email, Zoom, Teams o Slack han permitido que los equipos de trabajo mantuvieran la unidad a pesar de la distancia.
En el caso del trabajo presencial, son muchas las compañías que han apostado por reforzar la comunicación interna ante la incertidumbre . Además, en el caso de acudir a la oficina para trabajar, es necesario cumplir con unas medidas sanitarias recomendadas por las autoridades y otras puestas en marcha por las propias compañías. Entre ellas, mantener la distancia de seguridad y llevar la mascarilla, pero además, seguir las recomendaciones higiénicas y de desinfección.
- Si hablamos de teletrabajo, la situación en España ha dado un paso de gigante en estos meses. Antes de la Covid-19 apenas se recurría a esta forma de organización laboral.
- En un estudio realizado por Factorial se observa que en 2019 , solo el 4,8% de los trabajadores en España disfrutaba de esta modalidad.
- A día de hoy, tras el confinamiento decretado en marzo, el 80% de las empresas han aumentado los esfuerzos por incorporar esta solución.
Además, en este mismo estudio son solo un 16% de las empresas consultadas las que consideran que la producción ha empeorado. Por el contrario, un 36% de las consultadas reconoce mejoría en este apartado.
Empresas, como ID Finance, han reforzado los canales online que ya utilizaban para fomentar la comunicación y al mismo tiempo han preparado sus oficinas para adaptarlas a las recomendaciones sanitarias para prevenir el contagio por Covid-19, todo ello teniendo a los trabajadores en el centro de su interés para la toma de decisiones. De esta forma, dan total libertad a los empleados para que puedan escoger entre seguir trabajando desde casa o poder volver a la oficina con las máximas garantías de seguridad. Para eso, la fintech española recurrió a Audelco que hizo una auditoría y preparó un protocolo para una vuelta a la oficina segura con un plan de actuación incluye el control de entrada, monitorización, limpieza o el uso de espacios comunes. La salud de los empleados ha sido y sigue siendo el centro de la organización.
Tecnología al servicio de la organización del trabajo y de las personas
La automatización de los procesos y el Machine Learning son recursos tecnológicos para hacer más segura la gestión de equipos en esta etapa de pandemia y más eficiente si hablamos de productividad. Acompañando a la auditoría, ID Finance apuesta por la automatización de los procesos relacionados con los equipos de trabajo, para hacer más fácil y eficiente el día a día de su equipo humano. Para ello, utiliza herramientas que permiten el análisis de los rendimientos individuales, por departamento y por países; el análisis de la rotación y el absentismo de las plantillas; o sirven para hacer procesos de selección con fuentes de reclutamiento y gestión de candidatos. Más allá de tener una plantilla bien organizada, lo que pretende la fintech con esta automatización es hacer del espacio de trabajo y de la propia empresa un lugar seguro y cercano en el que los equipos puedan desarrollar sus capacidades en un entorno adaptado a la situación actual.
Una de las funciones más útiles de la automatización tiene que ver con el hot desking system: se trata de un sistema de control de los aforos para que, en estos momentos en los que hay que limitar los contactos, se limite y escalone la presencia de trabajadores en la oficina. De igual manera, sirve para hacer un seguimiento de los contactos estrechos entre los empleados para prevenir y controlar el riesgo de la Covid-19 en la plantilla. Mediante un listado propio, los trabajadores pueden saber quién ha estado presencialmente en la oficina cada día del mes.
Y, otro de los procesos automatizados y de gran utilidad es el relacionado con el análisis del clima laboral. Por medio de una herramienta digital, la empresa puede tener un pulso del estado, las necesidades, las preocupaciones o las opiniones que quieran dar a conocer los empleados, permitiendo de esta forma tener un canal de relación directa entre empresa y trabajador. Es una herramienta que acerca al trabajador a la empresa, estrecha la relación, para poder conocer de primera mano lo que de verdad le importa al empleado.
La tecnología al servicio de los recursos humanos es la solución del futuro y, en concreto, la Inteligencia Artificial (IA) es el objetivo que persiguen las compañías para los próximos años. Por el momento, las empresas por lo general no tienen incorporada esta tecnología para procesos de recursos humanos. Sin embargo, el uso de IA se está empezando a aplicar a otros campos y el 37% de las compañías españolas ya están analizando cómo incorporar esta tecnología a sus procesos, según un estudio de Microsoft realizado en marzo de 2020 .
Este mismo estudio apuesta por la Inteligencia Artificial unida a la capacitación digital del capital humano como base para hacer de las empresas negocios competitivos. La clave está en poner la tecnología al servicio de las personas, y no al revés, para mejorar sus vidas.
En definitiva, la tecnología nos da la capacidad de hacer más eficientes nuestros servicios al conocer de forma más clara cuáles son los intereses de nuestros clientes. A la vez, esto permite que nuestros trabajadores centren sus esfuerzos en aquello que más interesa al cliente y les capacita para hacerlo desde cualquier lugar y en total coordinación con el resto del equipo. Todo ello permite un aumento de la productividad y la eficiencia para la empresa, al mismo tiempo que nos permite, pese a la distancia física, poder comunicarnos y entender las necesidades de nuestros equipos.
Artículo escrito por Vanessa Martínez, Head of RRHH ID Finance.
