¿Qué es un ‘digital workplace’ y qué situaciones ayuda a gestionar?

Maite Sáenz21 septiembre 20215min

Un digital workplace es la evolución del lugar de trabajo presencial hacia el plano virtual, integrado por los empleados y sustentado en la tecnología, que engloba todo tipo de aplicaciones utilizadas por los empleados para desempeñar el trabajo en cada área (como por ejemplo: correo electrónico, mensajería instantánea, herramientas para reuniones virtuales…). De forma abreviada es, tal y como muy acertadamente ha definido Deloitte, the digital workplace: think, share, do – Transform your employee experience.

 

Durante el webinar «Cómo conseguir mejores resultados cuando tu equipo prefiere trabajar en remoto», Estefanía González, responsable del Área de Consultoría en Laycos, ha enfocado el reto de la colaboración y la comunicación en los nuevos modelos de trabajo desde la perspectiva de las nuevas situaciones a gestionar y no tanto desde los problemas a resolver.

 

Bajo el paraguas del concepto digital workplace se utilizan también expresiones como:

  • Entornos digitales de trabajo.
  • Plataformas de comunicación empresarial.
  • Plataformas de trabajo colaborativo.
  • Plataforma de comunicación y trabajo colaborativo.
  • Red Social Corporativa.
  • Red Interna de Comunicación.

A la hora de definir el modelo de workplace que se adapta a nuestro negocio conviene desterrar algunos mitos:

  • “Son como las redes sociales, pero para el trabajo”.
  • “Son como los whatsapps, pero algo más elaborados”
  • «Es lo mismo que el correo cuando aplicamos filtros para encontrar lo que queremos”.
  • Y por supuesto, los típicos “la implantación es demasiado complicada para nosotros a estas alturas”, “somos una empresa muy pequeña para meternos en esto” o «somos demasiado grandes para centralizarlo todo de esa forma”.

Trabajar con agilidad y coordinación entre los distintos equipos, sedes o centros operativos es posible para todo tipo de organizaciones ya que no requiere una curva de aprendizaje larga sino la implicación de todos los implicados. ¿Cómo conseguirla? Estefanía González recomienda empezar con proyectos pilotos que les permitan participar directamente en la implantación de las herramientas tecnológicas y ver cómo ayudan a transformar los procesos haciéndolos más ágiles y eficientes. «Las aplicaciones de trabajo colaborativo son útiles para, por ejemplo, coordinar internamente un departamento o conectar a varios entre sí, también para hacerlo entre diferentes centros de trabajo, para organizar un evento interno, para dar seguimiento a un proyecto o para canalizar los mensajes entre la empresa y los trabajadores», afirma la experta de Laycos.

Lo importante al inicio de un proceso de implantación de tecnología para favorecer el éxito de un espacio de trabajo híbrido es conocer el punto de partida de cada organización y, en este sentido, la ponente habló de 6 escenarios distintos:

Fuente: Laycos, 2021.

 

Ventajas de tener un digital workplace
  1. Menos herramientas de comunicación de pago.
  2. Menos aplicaciones para gestionar el trabajo, más tempo.
  3. Menos malentendidos.
  4. Menos reunionitis.
  5. Menos mails cruzados.
  6. Menos llamadas de teléfono.
  7. Menos comunicados en papel que terminan en la basura.
  8. Más productividad, se accede a una sola plataforma desde donde recibir información y coordinar la mayor parte del trabajo diario.
  9. Más flexibilidad horaria.
  10. Más modalidades de trabajo entre las que elegir (semipresencial o híbrida, a distancia, teletrabajo).
  11. Más transparencia en las comunicaciones.
  12. Más trazabilidad, que facilitará seguimiento.
  13. Más ahorro en papel y recursos de organización; el archivo se digitaliza.
  14. Más ciberseguridad, la información de empresa se encuentra bajo el control de la empresa y no en dispositivos y soportes personales de empleados.

 


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