El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) se implementó en 2018 en toda Europa para abordar la transferencia de datos personales y hoy en día es aceptado como una protección crucial y una obligación de las empresas. Además, resulta imprescindible para abordar la transformación digital.
“El GDPR es fundamental para garantizar una transformación digital exitosa en las empresas”, afirman desde PFU (EMEA) Limited, compañía de Fujitsu para la digitalización, escáneres y captura documental.
Tras el impacto que ha tenido el último año y medio en nuestra forma de trabajar, muchas organizaciones han llegado a la conclusión de que estar conectados digitalmente es ahora más importante que nunca. Según un informe de Fujitsu Imaging sobre inteligencia organizacional en 2020, la productividad mejora entre un 20 y un 25% en las organizaciones con empleados conectados.
“Pero el proceso de transformación digital debe ser estratégico e inteligente”, insisten desde PFU EMEA. Uno de los enfoques consistiría en aumentar la inteligencia de una organización, lo que significa mejorar la capacidad de los empleados y de los sistemas para acceder rápidamente a la información, liberando al personal para que se centre en actividades de mayor valor y acelerando los resultados positivos en las empresas. Para ello, deben impulsarse los programas de transformación digital existentes, pero el 35% de las organizaciones aún no tiene un plan claro hacia la transformación digital.
Los pasos hacia la transformación digital
1. Del GDPR a la inteligencia organizacional
La fase de planificación estratégica es un buen momento para identificar las preocupaciones y los retos, así como para desarrollar planes de acción a fin de superarlos. La protección de datos es una consideración clave en esta fase, aunque no debería ser un obstáculo. Si no se confía en un producto, servicio o solución, las organizaciones corren el riesgo de alienar al personal y a los clientes, de dañar su reputación y, en el peor de los casos, de incumplir la legislación.
2. Almacenamiento de información digital
La nube presenta una mejora significativa con respecto al almacenamiento local en lo que respecta a la seguridad, ya que permite una mayor encriptación y elimina un elemento físico que podría ser robado, dañado o quebrantado.
Cuando la información contenida en los documentos físicos se convierte en digital utilizando un escáner de captura de documentos, es posible (cuando se permite) que cualquier dato físico sensible sea destruido o guardado de forma segura después de haber sido capturado digitalmente. “El almacenamiento de la información en formato digital frente a tenerlo físicamente en la oficina mejora la seguridad y agiliza el acceso ”, señalan en PFU EMEA.
3. Captura segura de datos
En esta era basada en la información, capturar los datos de forma segura es fundamental. Las organizaciones deben utilizar herramientas y softwares que cumplan con la normativa, que garanticen que los datos se procesan y gestionan en los territorios correctos, es decir, los datos generados y capturados en Europa deben almacenarse en Europa. Además, este cumplimiento debe comunicarse a los clientes para que sepan que sus datos estarán seguros antes de proporcionarlos. Para PFU EMEA “esto significa que, en la fase de captura de la información, es vital utilizar dispositivos que sean seguros, por lo que hay que buscar aquellos que tengan opciones de autenticación para iniciar sesión y que puedan utilizarse tanto en la oficina como en casa”.
En conclusión, aunque la protección de datos es un área clave de la normativa que las empresas deben conocer, con la tecnología adecuada no tiene por qué ser una carga. Hay que poner en marcha los procesos correctos y seguros que garanticen la integridad de las redes empresariales como parte de una estrategia de transformación digital.
