Que una reunión dure el tiempo que estaba previsto es todo un hito. Más aún que termine con algún acuerdo concreto. O que alguno de los participantes no se sienta ofuscado por la falta de avances o la imposibiliad para hablar. Facilitar un encuentro productivo es cada vez más determinante en un contexto híbrido como el actual. El truco para conseguirlo: transparencia, claridad y comunicación.
Una buena facilitación es fundamental para asegurar el éxito de las reuniones y no malgastar el tiempo de los equipos o de la organización en su conjunto. Facilitar consiste en guiar el proceso de deliberación y toma de decisiones de un encuentro, garantizando que todos sus participantes se sientan dueños de su agenda y responsables de los acuerdos resultantes.
En realidad, gestionar las reuniones de tal manera que siempre quede claro su propósito, que todos tengan un uso adecuado de la palabra y que no se acabe divagando es una herramienta de gobernanza organizativa de primer orden. Y, sin embargo, es de las peor utilizadas y donde los managers y profesionales de la empresa cuentan con menos conocimiento.
Hope Wilder, experta en procesos distribuidos de participación, autora de varios libros sobre Sociocracia y colaboradora de la organización Sociocracy for All (SoFA), ha identificado seis puntos en los que la transparencia, la claridad y la comunicación hacen posible que una reunión sea realmente exitosa y sus participantes se sientan satisfechos.
1. Clarificar los roles de la reunión
Como mínimo, es útil designar a una persona que tome notas y a otra que dinamice el encuentro. Es también aconsejable que esta última, responsable de la facilitación, sea elegida con antelación para que tenga tiempo de familiarizarse con la agenda de la sesión.
También, en el peor de los casos, se pueden pedir voluntarios al inicio de la cita e incluir entre los puntos de debate la elección de un facilitador para un periodo de tiempo determinado.
Para ello, es esencial tener claro:
- qué actividades desarrolla cada rol elegible;
- qué competencias esenciales requiere -como escucha y asertividad, por ejemplo-;
- qué requisitos ha de cumplir -supongamos que no haber sido antes facilitador para adquirir nuevas capacidades profesionales-;
- y por cuánto tiempo el equipo quiere que ejerza ese rol.
2. Empezar con una agenda claramente definida
Conocer de antemano la agenda de la reunión y saber para cada punto qué objetivos se esperan (informar, debatir o decidir) aporta seguridad y eficiencia al encuentro, en tanto que permite que los participantes exploren previamente los asuntos por tratar y anticipen soluciones ante incluso de abordarlos en grupo.
Asimismo, es útil saber qué tiempo previsto se reserva a cada punto de la agenda, aunque sea con carácter tentativo y provisional. Respecto al orden, hay haber múltiples criterios para priorizar:
- colocar al inicio los aspectos donde se prevé menos discusión, para cubrir más rápidamente los temas y alcanzar más acuerdos;
- dejar al principio los puntos teóricamente más problemáticos y donde se prevé que el grupo pondrá más energía;
- una mezcla de los dos modelos anteriores, para equilibrar tanto el alcance en temas como en profundidad de las decisiones adoptadas.
Lo más recomendable es, con carácter general, poner al principio los temas de mayor peso o criticidad.
3. Ser estrictos y claros con los tiempos y los temas
Las reuniones más útiles son aquellas donde todos sienten que se han respetado los tiempos comprometidos. Un facilitador eficiente estará siempre pendiente del reloj y avisará al grupo puntualmente cuando un tema amenace con prolongarse más allá de lo previsto.
En este último caso, podrá solicitar al grupo consentimiento para ampliar la duración del punto en cuestión y, al mismo, recordar qué otros asuntos de agenda quedan por tratar por si fuera necesario recortarles extensión o llevarlos a otro encuentro posterior.
4. Dejar claro quién tiene el turno de palabra
Una de las principales herramientas del modelo de facilitación de Sociocracia -o Gobernanza dinámica- son las rondas de intervención. Gracias a ella, el grupo se asegura de que nadie monopolice la palabra y de que las mejores ideas y reflexiones salgan a escena. Esto es más útil todavía cuando dicha inteligencia está en posesión de los profesionales más reservados o noveles.
En ese sentido, el papel de la persona facilitadora es hacer la reunión avance e indicar quién tiene en cada momento la oportunidad para expresar su opinión. Para encuentros de más de tres personas, es recomendable definir previamente un orden concreto de intervención y mantenerlo durante toda la cita.
Además de este sistema de rondas fijas, hay otras herramientas de participación:
- Palomitas de maíz. La persona interviene cuando siente que tiene algo que aportar pero lo hará una sola vez.
- Levantar la mano. Quien considere que debe participará levantará la mano y esperará a que la facilitadora o facilitador le cedan la palabra.
- Lista de intervención. La persona que facilita muestra un orden previo de intervención, con los nombres de los asistentes. A diferencia de las rondas fijas, este orden puede cambiar dependiendo de cada punto de la agenda.
Otra sugerencia «sociocrática» es dar a cada persona el mismo tiempo de palabra y hacerlo saber al principio de la reunión. La facilitadora podrá en su momento calibrar cuánto margen concede o no a quienes necesiten más tiempo para trasladar su opinión y, en todo caso, apremiarles educadamente cuando eso suceda.
5. Pedir ayuda al grupo para tener más claridad
Todo facilitador tiene momentos en los que se siente bloqueado o no sabe cómo avanzar. En esos casos, lo más honesto, práctico y enriquecedor es solicitar al grupo opinión sobre cómo avanzar. Puede hacerse de mil maneras pero hay una muy sencilla que se resume en dos fases:
- Preguntar directamente a los participantes cómo seguirían ellos.
- Con las respuestas obtenidas, hacer una propuesta de avance
- Someter la propuesta a una valoración rápida y colectiva.
La idea es tener una suerte de «producto mínimo viable» que pueda ser revisado en cualquier momento pero que, al menos, facilite que el encuentro siga fluyendo.
6. Terminar la reunión con una evaluación clarificadora
Para que las reuniones sean cada vez más productivas, es fundamental terminar cada encuentro con una evaluación grupal. En ella debería preguntarse a los participantes por aquello que consideran que ha funcionado mejor y aquello que, al contrario, necesita mejorarse para próximas citas.
Del mismo modo, es muy bueno pedir a los asistentes que expresen de una manera breve y concisa cómo se marchan de la reunión y cómo se sienten al término de la misma. Este punto suele dar información práctica sobre el grado de satisfacción del grupo y el nivel de compromiso del mismo con las decisiones adoptadas.
Fotografía de Avel Chuklanov en Unsplash
