La gestión del conocimiento es mucho más que organizar un repositorio de formación. De hecho, no es necesario que éste exista para que el conocimiento se comparta en una organización. Joaquim Carbonell, socio Director de Neos, explica mientras que la gestión documental “va de clasificación, archivo y acceso a los documentos relevantes de una organización, la gestión del conocimiento tiene que ver con las personas”. “El conocimiento –afirma- está en las personas” y aunque ambos conceptos están evidentemente conectados lo cierto es que “la gestión documental no cubre la totalidad de los aspectos relacionados con un modelo completo para la gestión del conocimiento”; todo lo más, “un buen sistema para la gestión documental puede ser de gran ayuda como soporte tecnológico para implantar un modelo de gestión del conocimiento”.
¿Qué es la gestión del conocimiento?
La gestión del conocimiento es un modelo para poner en común el conocimiento crítico que poseen algunas personas de la organización (o de fuera de ellas) con otras personas de la organización (o de fuera de ella) con el objetivo de facilitar el desarrollo de las líneas estratégicas marcadas por la propia organización.
¿Qué es conocimiento?
Por conocimiento entendemos la capacidad para la toma de las decisiones más acertadas, en función de una informacióndisponible y unas metas y objetivos definidos. El conocimiento entendido desde este punto de punto de vista implica acción: “lo que tengo que hacer y cómo debo hacerlo para alinearme con las metas o acercarme a los objetivos”.
Ya hemos comentado que el conocimiento está en las personas. El reto, es por tanto, poner a disposición de las personas que integran la organización el conocimiento crítico en el momento en el que lo necesitan, en un formato fácilmente localizable(aquí puede tener un papel importante la gestión documental), comprensible y orientado a la acción. De forma natural, ésto se está llevando a cabo desde que el hombre aprendió a construir herramientas. Incluso otras especies animales son capaces de llevar a cabo este proceso. Este proceso natural debe complementarse en las organizaciones con otro que lo refuerce para potenciar el aprendizaje.
Desde Knoco nos gusta describirlo con este diagrama:
La parte superior del diagrama hace referencia a ese proceso natural que hemos mencionado antes, las conversaciones: no se algo que necesito saber y pregunto al que sabe para que me explique cómo hacerlo. La gestión del conocimiento debe potenciar estas conversaciones e integrarlas dentro de las dinámicas de la propia organización.
La parte inferior del gráfico implica una mayor intervención (gestión) por parte de la organización. Normalmente nos empezamos a preocupar por ello a partir del momento en el que tomamos consciencia de aspectos como:
• “Hemos cometido repetidas veces el mismo error”.
• “Hemos duplicado (o triplicado esfuerzos) para solucionar un mismo problema en diferentes áreas”.
• “Intuyo que esto ya ha pasado antes pero, no tengo ni idea de a quién acudir para que me ayude”.
• “¿Cómo podríamos compartir todo lo aprendido en este proyecto?”.
• “¿Qué es lo fundamental que tenemos que compartir con alguien que se incorpora a nuestra organización?”.
• “¿Cómo mido el impacto de lo aprendido?”.
Esta parte inferior se basa en la recopilación del conocimiento crítico y podemos dividirlo en tres fases:
1. La captura: Implica la identificación de las personas y equipos que poseen el conocimiento, la identificación y valoración de ese conocimiento y la recopilación de la información clave asociada.
2. La puesta en valor: Implica la estructuración de la información clave para que sea fácilmente localizable y comprensible. Implica también la asociación de ese conocimiento a los expertos que los poseen. Es en este punto en que la gestión documental puede aportar un gran valor al modelo de gestión del conocimiento.
3. El acceso y la difusión: Implica la puesta a disposición y la difusión proactiva del conocimiento hacia los usuarios que lo vayan a requerir.
