¿Padeces de «juntitis»? ¿Te duele la «reunionitis»? La fiebre de las reuniones ha subido grados en el contexto actual de trabajo en remoto y se ha convertido en una patología pandémica. La mayoría de la veces las intenciones son buenas: organizar un proyecto o hacer seguimiento de uno ya en marcha, poner idea en común, o simplemente controlar que estamos ahí. Cualquier excusa es buena para tirar de notificación de agenda y enviar una nueva convocatoria. ¿Has calculado el tiempo que se te va en reuniones? Y de ellas, ¿cuántas dirías que no son necesarias? Podemos llegar a pasar entre 4 y 6 horas a la semana reunidos y en ocasiones, pasamos hasta la mitad de nuestro tiempo de lunes a viernes enclaustrados en ellas, de las cuales un 28% no tiene razón de ser. Y un estudio de la Asociación Mexicana de Trabajo en Equipo evidencia que entre 25% y 50% de dichas convocatorias son improductivas, además de que los gerentes y directivos de las organizaciones emplean el equivalente a 21 semanas en reuniones de trabajo, cifra que representa la mitad de las que realizan durante todo el año.
Ana Estrada, directora de Brújula Interior y especialista en desarrollo humano, nos recomienda algunas ideas para ponerle freno a esta «patología organizacional»:
• Reuniones justificadas: ¿De verdad hace falta convocarlas para tratar el tema en cuestión? ¿Tiene agenda y tiempos definidos? ¿Se comunican con suficiente antelación para que los asistentes puedan prepararlas? ¿Cuál es el output para los participantes? «Las reuniones laborales sólo tienen sentido si existe una razón que las justifique, y quien convoque deberá planificar una agenda de trabajo y enviarla con anticipación a los asistentes para que éstos no lleguen ni salgan con las manos vacías», explica la experta.
• Perfiles de invitados definidos: ¿Está quien debe estar? Ana recomienda «definir los perfiles que han de participar ya que es muy común estar en reuniones en las que hay gente que sólo está ahí por si se necesita un dato y que no son indispensables para tomar decisiones». Su tiempo también vale oro.
• Objetivos claros: ¿Se sigue la agenda o se amplía con temas colaterales o conversaciones de escaso valor? «Es mejor dar por terminada la reunión cuando se hayan alcanzado los objetivos y, de ser necesario, programar otra junta; siempre hay que respetar el horario y la agenda», advierte.
• Retroalimentación: ¿Te gusta escucharte? Las reuniones no son el lugar para ello. «Evita las presentaciones tipo “monólogo”, muestra apertura y no estés siempre a la defensiva. En la medida de lo posible, debemos volver opcionales algunas juntas y hacer que cada participante tenga un rol activo».
• Mensajes claros: ¿Los asistentes pierden el hilo? Eso es porque te cuesta ser concreto. «Durante una reunión virtual debe invitarse a los oyentes a que describan cómo se está recibiendo el mensaje, además de capturar los puntos clave o comentarios con mayor detalle de lo que puede lograr quien está dirigiendo la reunión», es el consejo de la experta.
• En hora y de 1 hora: ¿Llegas tarde porque no te da la vida? Más bien es porque no sabes organizarte. «La junta debe empezar a la hora establecida y con un tiempo máximo de duración de una hora. Esto es importante para asegurar que los asistentes se mantengan enfocados, motivados y comprometidos con los objetivos».
Organiza tu día siguiente: al termina tu día realiza tus notas de lo que no puedes perderte el día siguiente. Calcula tus tiempos, organiza tus tareas, dales prioridad, incluye lo que te faltó y no olvides considerar tus actividades personales.
Aprende a descartar y prioriza: determina aquellas tareas imprescindibles, urgentes, valiosos, lo necesario y algo que no tenga tanta importancia.
Enfócate y desconéctate: encuentra tu switch y regúlalo, contrólalo, dale ritmo. Al 100% en todo, si se trata de trabajo al máximo, si se trata de relajarse lo mismo. La cuestión es el balance, la oportunidad y saber distinguir donde termina uno y comienza el otro.
Descansa: los seres humanos pueden mantenerse enfocados un máximo 90 minutos en promedio, por lo que es recomendable darte un break para recuperarte, donde puedes revisar tus cosas personales, relajarte, buscar otro enfoque de lo que estás haciendo, darle tiempo a tu mente para que detone su creatividad, sacudirte el polvo, hidratarte, ajustar la postura. El propósito es solo recargar la batería para regresar al trabajo con nueva energía.
Un ambiente amigable: selecciona el tipo de música, cuida el orden de tu oficina, ajusta tus tiempos de traslados; debido a que todos los estímulos que recibes detonan o afectan tus niveles de estrés. Nuestros sentidos son canales de contacto con el medio ambiente, lo que vemos, oímos, sentimos, olemos, tocamos nos estimula positiva o negativamente. [/su_button]
