Informes de gastos: Desarrollo de una política de gastos eficaz

La gestión de los gastos empresariales es un tema problemático para la mayoría de las organizaciones. Sin embargo, para avanzar en este sentido, no basta con crear una política de gastos en el menor tiempo posible, también es necesario adaptarla a la actividad de cada empresa y actualizarla para conocer la evolución de cada entidad. Todo ello ahorrará tiempo y dinero a las organizaciones y evitará equívocos o malentendidos sobre los gastos excesivos.

¿Por qué es importante establecer una política de gastos?

Una política de gastos inexistente o mal diseñada es parte de los costes ocultos de una gestión de gastos ineficaz. Es por ello que, dentro de un entorno corporativo cada vez más complejo, poseer una visión general de los gastos efectuados resulta esencial, sobre todo, si lo que se pretende desde la empresa es aleccionar a los empleados sobre las normas y procedimientos a aplicar en un viaje de negocios.  Dichas directrices hacen referencia a los gastos de negocio (kilometraje, comida o transporte) y al procedimiento de reembolso.

Básicamente, se trata de un documento donde se recogen las normas de reembolso que sigue cada compañía y que el empleado debe cumplir. La formalización de estas prácticas mejora la transparencia y la visibilidad sobre las posibles fugas de costes.

¿Cómo establecer una política de gastos?

Para establecer una política de gastos eficaz, las empresas deben seguir una serie de pautas que enmarquen las distintas actuaciones. Así, en primer lugar, es preciso identificar los gastos que se incluirán dentro de la política de gastos corporativa, y hacerlo de forma clara y sencilla para evitar malentendidos. Por lo tanto, será necesario:

  • Detallar los tipos de gastos concretos que la empresa reembolsa.
  • Fijar un umbral máximo para los distintos gastos (viajes en clase económica, evitar hoteles lujosos en los viajes de negocios, marcar un límite para ciertos costes como las comidas, etc.)
  • Verificar el marco legal: muchas normativas limitan el reembolso de los gastos, en ocasiones, según determinados criterios: duración del viaje, distancia de la sede, etc.
  • Familiarizarse con las leyes vigentes que conciernen a cada sector para evitar que la declaración de gastos sea considerada como una prestación en especie.
  • Hacer una lista de colaboradores: Si existe un acuerdo con una cadena hotelera, una compañía aérea o un medio de transporte particular, se especificará a los empleados (opcional).

Aclarar que no existe una política de gastos única; cada una de ellas, siempre que sea coherente y legible, podrá albergar diferentes elementos. No obstante, sí es recomendable que de forma general incluyan una relación de “preguntas más frecuentes”, a fin de dar una respuesta a aquellas dudas que no forman parte directamente de la política de gastos, pero que son esenciales para la asimilación de estas normas por parte de los empleados. Asimismo, es conveniente trabajar el modo en que se van a divulgar dichas reglas; escribir una política de gastos no es suficiente, también hay que saber cómo comunicarla.

¿Cómo optimizar los gastos profesionales?

Al desarrollar una política de gastos, es conveniente controlar y verificar su cumplimiento. Para hacerlo exitosamente, deben seguirse algunas recomendaciones:

  • Desarrollar políticas equitativas. Todos los empleados tienen derecho a que sus gastos sean reembolsados, siempre y cuando cumplan con los términos y condiciones acordadas.
  • Implicar a los empleados en la gestión de gastos, para que no lo perciban como una limitación, sino como algo necesario.
  • Flexibilizar los límites del gasto, dado que las tarifas y los precios varían de un país a otro
  • Facilitar y permitir que todos los empleados tengan acceso a la política empresarial de gastos (documento) para asegurar el cumplimiento de las normas y disminuir los intentos de fraude.
  • No postergar los pagos. Estos deben realizarse con premura para que el empleado no se encuentre en una situación incómoda a la hora de afrontar nuevos gastos de conformidad. La empresa también debe adaptar su política de gastos actualizándola regularmente ante los cambios del entorno.
  • Nuevas tecnologías para optimizar el proceso de gestión de gastos y satisfacer las diversas demandas de tiempo, reembolso o cumplimiento.

Hoy en día, existen soluciones de gestión de gastos que permiten automatizar el proceso, desde la recepción hasta la contabilidad mediante la optimización. Más concretamente, una solución de gestión de gastos como Expensya permite automatizar el establecimiento de la política de gastos mediante la configuración de reglas de gastos, topes de reembolso y alertas en caso de incumplimiento de la política establecida directamente desde la plataforma, siendo el conjunto ultraconfigurable, de acuerdo a criterios como, periodos, distancias, tiempo de viaje, etc.

Artículo escrito por Karim Jouini, CEO de Expensya.


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