Firma digital: el nuevo mecanismo de seguridad en la cadena de suministro

Una de las áreas que más se ha visto afectada por el tsunami de transformación actual ha sido la gestión de la cadena de suministro y, en consecuencia, también todo lo relacionado con el intercambio de información física en este entorno. Esto ha supuesto un paso más en la digitalización de las compañías. La pandemia ha introducido nuevos mecanismos de seguridad, y uno de ellos es la reducción del manejo de papel, no solo para evitar posibles contagios, sino porque el teletrabajo ha impuesto nuevos flujos de trabajo y cambios en la cadena de autorizaciones de cada uno de los documentos y sobre todo en las facturas.

Como señala Emilio Gutiérrez, Responsable de estrategias y Compras de Fullstep, “hasta la llegada del Covid-19 los documentos, las facturas en papel pasaban por una serie de departamentos o personas que procedían a su validación. Sin embargo, con el teletrabajo estas personas ya no están físicamente en la oficina, por lo que ha sido necesario digitalizarlos para poder mantener estas cadenas de autorizaciones”.

Esta situación no es algo temporal sino que ha venido para quedarse. Esto no es más que una parte de la necesaria digitalización a la que están teniendo que hacer frente las organizaciones, y que en opinión del directivo de Fullstep “va a suponer beneficios porque las compañías han puesto en marcha proyectos de digitalización de sus procesos obligados de alguna forma por la situación provocada por el Covid-19, que de otra manera, no se habrían llevado a cabo o habrían tardado mucho más en llegar”.

El reto por parte de las compañías en encontrar las soluciones que mejor se adapten a sus necesidades, en estos momentos tan complicados y sobre todo para facilitar el trabajo, reduciendo al mínimo cualquier problema de seguridad y poniendo a su disposición soluciones para hacer frente a los cambios que se están produciendo.

Una de las soluciones que se pueden utilizar para hacer frente a estos cambios es, como explica Gutiérrez, “una plataforma tecnológica que facilite la digitalización, no solo de los procesos relacionados con la cadena de suministro, sino de los flujos de trabajo en general, con lo que se elimina el papel. En Fullstep hemos puesto también en marcha el portal de proveedores que permite consolidar toda la información de los mismos en un único lugar, a la vez que facilita su colaboración con los distintos departamentos de la empresa. Todo ello hace posible que las empresas reduzcan costes e integren de manera eficiente en sus procesos a quienes constituyen una parte fundamental de su actividad”.

A través de los portales de compras, los proveedores pueden participar en los procesos digitalizados en los que se les haya involucrado, contestando de forma homogénea a las peticiones de oferta de los compradores, gestionando los pedidos recibidos e interaccionando con el departamento de calidad para ajustarse a los requerimientos de cada compañía.

Movilidad elemento estratégico

Hay otro elemento importante es esta nueva realidad que es el de la movilidad ya que, como afirma el responsable de estrategias y Compras de Fullstep, “todos estos nuevos flujos de trabajo se realizan en un entorno digital soportado por un entorno de movilidad total, disponible en todo tipo de dispositivos por los que pasan los documentos para su aprobación. Sin este elemento no es posible”.

Todos estos cambios van a suponer una serie de beneficios para las organizaciones como la flexibilidad en la validación de la información, la agilidad y rapidez, y sobre todo, la trazabilidad de las facturas y documentos, “algo muy importante en un momento en el que hemos trabajado cada uno en nuestras casas, sin contacto físico, y en el que es fundamental saber en todo momento dónde y cómo esta cada documento”, asegura Emilio Gutiérrez.

En el futuro vamos a ver la necesaria integración de los proveedores en los procesos de gestión, que serán mucho más controlados, con menor riesgo y mayor visibilidad. El objetivo es reducir los riesgos y mejorar los datos y los análisis de la cadena de suministro.


Observatorio de Recursos Humanos

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