Antes del confinamiento por Covid-19, la encuesta de población activa revelaba que el 50% de los trabajadores afirmaba trabajar más de 40 horas a la semana. Si a fecha de hoy se celebrara la misma encuesta este porcentaje, en opinión de Lara Vivas, socia de Cuatrecasas, subiría hasta el 90%. El modelo de teletrabajo de urgencia improvisado para seguir en funcionamiento durante la pandemia ha sido, sin lugar a dudas, un ejercicio necesario que, sin embargo, a medida que se avanza en la situación se revela insostenible desde el punto de vista de la conciliación y de la propia productividad. El comparador de software SoftDoit recoge las que considera rutinas necesarias para establecer un sistema de control horario en remoto que respete la flexibilidad que necesita el trabajador y favorezca la consecución de objetivos productividad:
- Creación de horarios de empresa por parte de los responsables. El software de control horario permite asignar a los empleados horarios personalizados y dejar constancia documental de su realización de cara a auditorías futuras.
- Módulos de aprobación. A pesar de que si se realiza cualquier tipo de modificación queda registrado en el programa, las aplicaciones de control horario para empleados cuentan con un sistema de aprobación para los responsables para evitar posibles falsedades. De esta forma, antes de que quede constancia de la jornada de un trabajador, el gerente debe aprobar los tiempos registrados.
- Servicio geofencing. ¿Cómo sé que mi empleado está trabajando en lo que dice estar trabajando? La solución es la funcionalidad de las entradas geolocalizadas. Gracias al sistema geofencing, por el que se crean una vallas o zonas virtuales de trabajo por IP o por coordenadas, el trabajador solo puede fichar si se encuentra en ese espacio definido, ya sea su casa, la oficina o un cliente. No es tan invasivo como el seguimiento GPS, que registra absolutamente todos los movimientos que se realizan, sino que sirve para delimitar áreas de fichaje.
- Definición y asignación de actividades. No es lo mismo productividad que presentismo, así que simplemente el control horario de empleados no va a fomentar una mayor eficacia laboral en sí, para eso está la función de generación de actividades. Además de asignar al empleado un horario para fichar, también se pueden especificar las actividades de cada jornada, tanto ordinarias de trabajo como de descanso o desplazamientos, para así poder evaluar cuánto tiempo destina a cada acción y comprobarlo con la política interna de horarios.
Por último, si cada empleado y gerente registra el tiempo invertido en cada proyecto o cliente, el sistema facilita calcular sobrecostes o plantear presupuestos de proyectos parecidos.
