La pregunta, mucho menos políticamente correcta, que se hace la Universidad King’s College de Londres es literalmente “¿Eres una mula ocupada o un unicornio productivo?”. Y es que esta institución académica considera que la búsqueda de la efectividad en el trabajo ha generado conceptos erróneos sobre lo que realmente significa tener un día de trabajo productivo. También ha llevado a la mayoría de las personas a pensar que estar ocupadas equivale a ser productivas. Y nada más lejos de la realidad…
Además, aporta algunas ideas valiosas para reflexionar sobre lo que hacen los unicornios productivos durante su semana laboral y cómo su rendimiento es muy superior de las mulas ocupadas:
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- Las personas ocupadas están empeñadas en incluir más y más cosas en su día. Las personas productivas recortan cuidadosamente su lista de tareas pendientes en un 50%.
- Las personas ocupadas opinan que hacer más cosas en las 8 o 9 horas de su jornada laboral es el camino a seguir. Encajan demasiadas labores en su lista de tareas pendientes solo para terminar moviendo la mayoría de ellas al día siguiente. Las personas productivas saben muy bien que no necesitan 40 tareas en su lista de labor pendiente. Adoptan un enfoque de menos es más cuando se trata de planificar su día de trabajo y únicamente logran lo que es importante.
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Las personas ocupadas saltan de una tarea a otra sin medir su relevancia. Las personas productivas conocen la diferencia entre “urgente” e “importante”.
- Las personas ocupadas pasan la mayor parte de su tiempo en el trabajo combatiendo incendios innecesarios, porque se ven sorprendidas por preocupaciones urgentes en el trabajo que, en esencia, no son fundamentales. En todas las empresas, muchas cosas pueden etiquetarse como urgentes, pero generalmente las establece un colega o un superior, que espera una respuesta lo antes posible. Las personas productivas saben diferenciar entre tareas, y se centran en hacer lo que importa en lugar de dividir sus horas tratando de terminar diferentes tareas urgentes.
- Las personas ocupadas siempre están distraídas. La gente productiva crea un sistema.
- Los ocupados han desarrollado hábitos que destruyen la productividad a lo largo de los años. Revisan sus correos electrónicos compulsivamente a lo largo del día y son interrumpidos cada vez que suena su teléfono. Y esto en realidad puede hacer que el cerebro sea más lento.
Un inciso para tomar aliento
En un estudio reciente de la Universidad King’s College de Londres descubrieron que preocuparse compulsivamente con su bandeja de entrada puede conducir a una pérdida de 10 puntos de coeficiente intelectual. Cambiar constantemente entre trabajar en la tarea real y responder a los correos electrónicos o los menajes de Whatsapp también altera la estructura del cerebro, lo que lleva a una menor capacidad de concentración.
Mientras tanto, las personas productivas crean un sistema incluso para las tareas más mundanas, como revisar su correo electrónico. Reservan un espacio de tiempo corto y específico para administrar su bandeja de entrada, para que puedan concentrarse más en lo necesario para cumplir con sus objetivos del día.
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- La gente ocupada realiza múltiples tareas. El enfoque prima en el comportamiento de las personas productivas.
- Las personas ocupadas hacen todo lo posible para hacer 15 cosas a la vez. Tienen varias pestañas y documentos activados en su odenador, mientras revisan constantemente su calendario.
- Los unicornios productivos se enfocan en hacer las tareas más importantes de la manera más eficiente posible. Realizan múltiples labores de manera efectiva al elegir emparejar una tarea menos crucial con una importante complementaria. Por ejemplo, una persona productiva escribe notas sobre ideas sobre un proyecto potencial mientras espera que comience una reunión de la junta. También son conscientes de que solo deben ejecutar múltiples tareas si la otra cosa menos sustancial se puede lograr usando una cantidad pequeña de diversión y energía.
- Si eres una de esas mulas ocupadas a las que se refiere la universidad londinense, a quienes les que les encantaría transformarse en un unicornio productivo, sigue la regla de Pareto del 80/20 cuando se trata de tus tareas. Elimina las cosas que no son necesarias durante tu jornada laboral siempre que tengan un impacto mínimo en tu productividad.
- Las personas ocupadas son el equivalente humano de un 7-Eleven. Las personas productivas saben cuándo echar el cierre.
- Si uno está de acuerdo en dedicar su energía y tiempo a diferentes opciones cuando es más joven, es posible que desee pensárselo dos veces en la madurez si desea lograr alguna de sus metas. Para las personas más jóvenes está bien probar diferentes cosas, como aprender a codificar, configurar su propio sitio web, vivir en otro país del mundo y caminar por el monte mientras tanto. Sin embargo, llega un punto en la carrera y en la vida en el que hay que pensar en qué cosas enfocarse. Y dejar de hacer malabarismos con el horario, el tiempo y el dinero deshaciéndose de las metas que importan menos.
- Las personas ocupadas están pegadas a sus escritorios. Las personas productivas saben cuándo cambiar de aires.
- Las personas ocupadas rara vez toman descansos; de hecho, los odian pensando que los descansos son para los procrastinadores. También se sienten frustrados cuando ven unicornios productivos que parecen tener todo el tiempo del mundo y que en realidad disfrutan de su trabajo. Los unicornios productivos saben cuándo darse un momento para refrescarse. Toman descansos dando un paseo mientras escuchan su canción favorita, mirar un breve vídeo de Youtube, meditar o tomar un refrigerio. Saben que pueden lograr una mayor eficiencia cuando dejan descansar su cerebro después de largas horas de trabajo.
