Kaizen Institute ha analizado la situación de los departamentos de recursos humanos concluyendo que es imprescindible que comiencen su transformación, dejando atrás las tareas administrativas, y evolucionen a lo que realmente son, un departamento para la gestión del personal y el desarrollo de los recursos humanos de las empresas.
El proceso diseñado por los expertos de la consultora consta de varias fases. El primer paso es identificar todos los procesos que se realizan en la actualidad, priorizarlos en función del tiempo dedicado a cada uno de ellos y valorar el potencial de mejora. En este punto, se seleccionan los procesos por los que comenzará la evolución. Serán aquellos que consuman más recursos y que el equipo identifique como los que mayor potencial de mejora tienen. Después, el proceso planteado sigue los siguientes pasos:
- Ir al terreno “Gemba” y ver in situ el proceso.
- Mapear el proceso real y no el teórico que exista en los manuales de procedimiento de la compañía. Sobre este mapeo, se marcarán las tareas que aportan valor y las que no, denominadas MUDA, así como todas las oportunidades de mejora identificadas.
- Para cada una de las oportunidades de mejora, debemos plantearnos qué solución es la más eficaz para eliminar todo aquello que no aporta valor.
- Mapear el proceso futuro, para tener la visión y ser capaz de calcular los beneficios del plan de acción.
A partir de aquí, uno de los aspectos más relevantes será la digitalización, ya que, según los datos de Kaizen Institute, el 85% de las iniciativas de mejora en el departamento de RRHH necesitan de alguna transformación digital. Sin embargo, los expertos insisten en que la digitalización debe verse como una herramienta con la que alcanzar los objetivos y nunca como el objetivo final.
Carlos Lloret, Manager en Kaizen Institute, destaca que “en un 40% de las empresas se ha realizado el proceso de manera inversa, iniciando por la digitalización y continuando por la mejora del proceso, lo que ha llevado a un sobrecoste al contratar funcionalidades no necesarias y a condicionar la mejora del proceso, disminuyendo en más de un 40% las ganancias respecto a la otra metodología (primero mejorar el proceso, y a partir de ello digitalizar). Debemos tener claro nuestras metas y en qué nos ayuda la digitalización para conseguirlas, al igual que plantear otros procesos no digitales y elegir la opción más válida”.
Una vez hayamos mejorado los procesos actuales y hayamos liberado el tiempo empleado en tareas que no añaden valor, es el momento de plantearse qué tareas nuevas son necesarias realizar para aportar más a la empresa.
Muchas compañías utilizan un sistema de Voz del Cliente (VOC) con los empleados para entender qué necesidades ven los empleados de la compañía que no se están satisfaciendo. A la hora de diseñar estos nuevos procesos hay que seguir la misma filosofía descrita anteriormente.
Carlos Lloret señala que “el objetivo de este plan es que los departamentos de recursos humanos funcionen de forma ágil, eficaz y eficiente, eliminando tareas duplicadas, pasos irrelevantes en los procesos… de modo que se centren en su objetivo principal, desarrollar a los recursos humanos actuales para convertirlos en los mejores recursos para la compañía del futuro, y que sean capaces de identificar los métodos y herramientas con las que agilizar y mejorar sus procesos”.
