Según los expertos de Liferay, estas recomendaciones permiten poner en marcha intranets modernas y amigables para lograr crear una comunicación abierta y eficiente dentro la empresa, facilitando y agilizando así las tareas diarias de los empleados.
Los cinco puntos a tener en cuenta son:
1. La personalización es esencial: Los usuarios de hoy, especialmente los millennials, están acostumbrados a tecnologías que se adaptan a sus necesidades y preferencias. Esta evolución en la tipología del usuario hace que las experiencias y procesos tradicionalmente aceptados necesiten evolucionar, para adaptarse a la nueva realidad. En cualquier organización conviven usuarios con distintos niveles de digitalización, y esto es algo que ha de tenerse en cuenta. No existe la página o diseño ideal que sirva para todos, por lo que es necesario contemplar la personalización desde la fase de inicio de diseño o rediseño del proyecto.
2. Vincular la personalización a objetivos: Antes de empezar a implantar o a rediseñar una intranet es necesario identificar y definir los objetivos o problemáticas a resolver de cada parte implicada. Identificar las prioridades es esencial para elaborar una estrategia que esté alineada con las necesidades de la organización y poder definir así los requisitos para conseguirlo.
3. Conocer al usuario: Previo a la puesta en marcha de un proyecto de intranet es esencial conocer la tipología de usuario de la organización. Conocer sus necesidades y las problemáticas con las que se encuentra en su labor diaria es fundamental para definir una experiencia de usuario óptima y conocer los distintos niveles de personalización requeridos. Hay muchos métodos de investigación que ofrecen información eficaz de los usuarios sin una gran inversión de tiempo para averiguar cómo trabajan los distintos usuarios, qué herramientas utilizan, cuáles son sus problemáticas, qué objetivos les gustaría que cumpliera el nuevo espacio de trabajo digital, etc.
4. Un equipo dedicado: Contar con la experiencia y orientación de profesionales especializados es especialmente importante para asegurar la consecución de los objetivos y la definición de requisitos a implementar. Es necesario implicar a las personas y los equipos en el proceso para que la intranet tenga éxito. Una implantación por fases es la mejor recomendación para ir abordando las necesidades de forma escalonada a la vez que se gestiona el cambio cultural interno.
5. Seguimiento, evaluación y mantenimiento. El proceso de diseño de la experiencia de usuario cambia y se redefine constantemente. Escuchar a los usuarios y evaluar los resultados es importante para saber si las medidas implementadas resultan en aumentos significativos en la productividad de los empleados.
“El valor comercial de una intranet es indirecto y por eso no estamos acostumbrados a que se trate del mismo modo que un portal orientado al cliente”, destaca Carolina Moreno, vicepresidenta de Ventas para EMEA y directora general para el Sur de Europa de Liferay. “Las empresas deben entender que optimizar la experiencia del empleado a través de las intranets repercute directamente en una mejora de la comunicación y relación interna y, por tanto, en la productividad de los empleados”, subraya Moreno.
