Cinco consejos para pulir tu comunicación por correo electrónico

En su blog, Human Performance, empresa de consultoría de las organizaciones en el área del Desarrollo del Talento, ha escrito una entrada con una serie de consejos para que podamos comunicarnos por un medio que usamos diariamente en el trabajo: el correo electrónico. «La mayoría de nosotros tenemos que interactuar con otras personas en el lugar de trabajo, ya sean compañeros de trabajo, clientes o ambos. Y eso significa que tenemos que comunicarnos».

La forma más popular de comunicación escrita en la mayoría de los lugares de trabajo es el correo electrónico. El correo electrónico existe desde hace ya tiempo, y no va a desaparecer pronto. Todos lo hemos usado durante años, por lo que es fácil tratarlo a la ligera. Es un gran error. Vamos a ver que es importante no hacerlo.

Gran parte de nuestra reputación personal en el lugar de trabajo depende de nuestras habilidades de comunicación. La forma en que nos comunicamos con otras personas les envía mensajes sobre nuestro carácter personal, inteligencia y confiabilidad.

Por eso, aunque es probable que hayas escuchado estos cinco consejos antes, es el momento de una revisión rápida.

1. Responde con prontitud
¿Alguna vez le enviaste un correo electrónico a alguien y obtuviste una respuesta tres o cuatro días después? ¿O tres o cuatro días después de necesitar su respuesta?

Arrgh!

No seas un contestador tardío. Puede hacer que parezcas flojo o que no respetas a la persona que te envió un correo electrónico, y eso es especialmente malo.

Si estás desbordado por una gran carga de trabajo y no puedes manejar otra solicitud, tómate un minuto para enviar una respuesta al menos antes del final del mismo día. Enuncia brevemente tu situación de carga de trabajo y que atenderás la solicitud lo antes posible.

Reconocer un correo electrónico de manera rápida muestra que valoras a la otra persona. Las personas que se sienten valoradas son más propensas a mostrarse especialmente atentos también al recibir tus solicitudes.

2. Establece un tono cortés
Cuando hablas con alguien en persona, estás leyendo señales de lenguaje corporal y escuchando el tono de voz. No es así con la comunicación escrita.

Para tus correos electrónicos, debes establecer un tono cortés consistente que sea agradable pero no excesivamente informal. Tendrás una buena oportunidad de practicar este consejo (y tu autocontrol) cuando recibas un correo electrónico con un poco agresivo dirigido hacia ti. Y recuerda que con correos electrónicos difíciles, a veces puede ser mejor abordar el tema en persona en lugar de a través del correo electrónico.

Además, ten cuidado con el humor. No todos pueden tener tu sentido del humor o apreciarlo. Un solo correo electrónico enviado con una broma o sarcasmo que un destinatario considere ofensivo puede arruinar tu reputación, o incluso tu carrera.

3. Ten en cuenta la línea de asunto…
Las líneas de asunto de tus correos electrónicos brindan una excelente oportunidad para que les hagas saber a tus destinatarios por qué los envías por correo electrónico. No te pierdas esta oportunidad.

Una línea de asunto relevante y obvia puede ayudar a tus destinatarios a priorizar tu correo electrónico entre una gran lista de otros. Es una cortesía que puedes mostrarles, y la cortesía es parte de una buena comunicación.

4. …Y tu saludo
Los saludos cálidos pueden ayudar mucho a construir relaciones positivas con otras personas. Esto se aplica a las relaciones íntimas y comerciales.

Al igual que una línea de asunto es informativa, un saludo es una cortesía. Tómate el tiempo para hacerlo. Vale la pena.

5. …Y tu ortografía y puntuación
Puedes enviar muchos correos electrónicos todos los días, pero cada uno de ellos es un reflejo de tus habilidades de comunicación y tu profesionalidad.

Una vez que hagas clic en enviar, no hay vuelta atrás. Por lo tanto, revisa tus correos electrónicos y usa la función de revisión ortográfica. Tarda unos pocos segundos extra y puedes evitar confusión para los destinatarios de tu correo electrónico.

Siguiendo estos consejos puedes mejorar mucho tu comunicación por correo electrónico. Invierte en tu reputación y haz que la comunicación por correo electrónico sea una prioridad. Valdrán la pena tus esfuerzos.