Siendo conscientes de esta dificultad, Meta4 proporciona una serie de recomendaciones a los profesionales de RR.HH. a la hora de abordar con éxito la implantación de una nueva herramienta tecnológica y de demostrar su valor a los máximos responsables de la organización.
1. NUNCA DOS CAMBIOS A LA VEZ
Uno de los errores más comunes a la hora de abordar un cambio tecnológico es el de pretender implantar una nueva solución y unos nuevos procesos al mismo tiempo. Hacerlo llevará a la confusión de los futuros usuarios y probablemente llevará al fracaso de todo el proyecto.
Por ello, una de las claves más importantes para el éxito reside en que este cambio de procesos sea realizado con posterioridad a la implantación de la solución, cuando los usuarios ya están habituados a la tecnología y preparados para asimilar nuevos conocimientos. A partir de este momento es cuando resultará recomendable comenzar a medir el ROI de la herramienta.
2. ADOPTAR UN PROCESO DE MEJORA FUNCIONAL (BPI)
Motivado por el cambio de procesos mencionado anteriormente, resultará imprescindible llevar a cabo una planificación que implique una metodología de planificación estratégica denominada Business Process Improvement (BPI). El uso de esta metodología permitirá identificar tanto las operaciones como las habilidades del empleado que puedan ser mejoradas para obtener procedimientos más fluidos, flujos de trabajo más eficientes y en consecuencia un crecimiento del negocio.
3. FIDELIZAR A LOS USUARIOS
En el ámbito empresarial, el rechazo a un nuevo software se produce tiempo después de su implantación, ya que aquellos aspectos que inicialmente provocan que los usuarios utilicen una solución pueden no resultar suficientes para motivarles a su uso continuado. Por esta razón, fidelizar al usuario en el uso de la nueva solución tecnológica adoptada resultará esencial, ya que no mantener a los usuarios motivados podrá resultar muy costoso si lo comparamos con la inversión de trabajar su retención más allá de los momentos iniciales de la implantación.
4. GESTIONAR CORRECTAMENTE LAS EXPECTATIVAS
Cuando un usuario comienza a utilizar una nueva herramienta tecnológica, es habitual que sus expectativas sean muy elevadas, un aspecto que, en ocasiones, provoca una baja satisfacción en el uso de las soluciones y su posterior abandono. Por esta razón, a la hora de adoptar una nueva tecnología, es necesaria una buena “gestión de las expectativas” de los usuarios que fomente una perspectiva razonable y basada en la realidad.
5. CONTAR CON UN SERVICIO DE SOPORTE Y FORMACIÓN PERSONALIZADOS
Finalmente, para que la percepción del rendimiento de una solución tecnológica sea positiva, será fundamental contar con un buen servicio de soporte del producto que acompañe a los usuarios durante todo el proceso de implantación de manera personalizada, así como un sistema de formación continuado que facilite el conocimiento de la nueva herramienta.
