“La mejor manera de tener la lectura precisa de las cargas de trabajo es manteniendo conversaciones honestas y sinceras con los miembros del equipo”. No es cuestión de estar todo el día preguntando sobre si la carga de trabajo es excesiva; Trello recomienda un breve control semanal para conocer cómo se percibe esa presión, cómo se traduce ello en la productividad y si hay un margen de maniobra real para asumir más tareas. Algunas de las preguntas que el manager puede manejar en esas conversaciones podrían ser:
- ¿Cómo te sientes acerca de tu carga de trabajo esta semana? ¿O en general?
- ¿Hay alguna tarea que pueda ayudarte a delegar y priorizar?
- ¿Te encuentras con algún desafío que está ralentizando tu progreso?
“Tenga en cuenta -advierten desde la plataforma -que es posible que no siempre sean directos en sus respuestas y que hay que saber leer entre líneas comentarios sutiles”, que pueden ser simples frases hechas o esconder un burnout creciente
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- “¡Esta semana está siendo demasiado!”
- «¿Ya es viernes?”
- “Mi lista de tareas no para de crecer”
- “No sé por dónde empezar”
2. Leer entre líneas.
Si bien la comunicación es fundamental, no es la única herramienta ni la que lo soluciona todo. Especialmente porque “las personas no siempre se sienten cómodas siendo vulnerables y honestas con sus gerentes”. La tecnología ayuda en esta tarea dando visibilidad a en qué está trabajando cada quién con información gráfica de las tareas asignadas a los equipos en general y a sus integrantes en particular, y con líneas de tiempo que permiten ver, de un vistazo, las fechas de inicio y vencimiento de cada una de ellas.
3. Escuchar para actuar.
“Si quiere de verdad ayudar a su equipo, entonces comprométase no sólo a recopilar comentarios, sino también a actuar en consecuencia”; de lo contrario, la frustración estará servida, y con razón. Cuando se identifique un problema de carga de trabajo hay que tomar medidas, grandes o pequeñas. Por ejemplo:
Problema 1: Las reuniones monopolizando el tiempo de trabajo
Posibles soluciones
- Establecer días fijos a la semana para mantenerlas;
- Elaborar una agenda de cada reunión y distribuirla previamente.
- Analizar las reuniones ya agendadas y preguntarse: “¿De verdad es necesaria?”.
- Crear un proceso de solicitud de trabajo más formal para que otros departamentos entiendan sus requisitos y el cronograma típico.
- Prever márgenes de tiempo en el cronograma del equipo para acomodar los imprevistos.
4. Aprender a decir “no”.
El tiempo tiene su límite y las capacidades de las personas para estirar el suyo también. Cuando se agoten las posibilidades de priorizar tareas, adaptar los tiempos y asumir proyectos, será hora de admitir que la carga de trabajo se convierte en inasumible. Entonces…
- … sea valiente y diga no a las urgencias de otros departamentos;
- … priorice tareas y no presione con todas a la vez;
- … identifique qué tareas tienen impacto y elimine las que no.
“Una matriz de prioridades (a menudo llamada Matriz de Eisenhower) puede ser útil para determinar en qué se debe enfocar el equipo y qué puede dejar en segundo plano”, recomiendan desde Trello. Los cuatro cuadrantes ayudarán a categorizar las tareas como:
- Urgente e importante.
- Urgente y no importante.
- No urgente e importante.
- No urgente y no importante.
Seamos honestos con nosotros mismos: “las cargas de trabajo irracionales son, a menudo, un problema más cultural que logístico” y la prueba del algodón está en cómo distribuyen su tiempo los propios gerentes. ¿Cómo es su carga de trabajo? ¿Están agobiados y lo transmiten al equipo? ¿Cómo vive el equipo la gestión de su mánager? No será una reflexión que propicie un cambio radical pero sí que le ayudará a ser más realista con las cargas de trabajo, las suyas y las de los demás.
