La jornada laboral actual ha evolucionado, de tal manera, que ya no se parece en nada al modelo que teníamos hace unos años. Hemos pasado de un día de trabajo totalmente presencial, supeditado al uso de tecnologías que se encontraban exclusivamente en la oficina, al actual; un nuevo modelo en el que es habitual trabajar presencial, remota o itinerantemente y a través de múltiples dispositivos sincronizados (móviles, portátiles, tabletas y puestos fijos), además de otros elementos cambiantes como son la personalización de horarios, los requerimientos legales y los contratos a tiempo parcial o por trabajo realizado.
En este contexto, calcular la cantidad de variables, que están basadas en las horas trabajadas, se convierte en una tarea compleja y extensa. Además de afectar, considerablemente, al cálculo de la nómina, no lo hace menos a otras labores como la planificación del tiempo de trabajo, el control de ausencias o el análisis y seguimiento de actividades.
Para poder hacer frente a este problema, debemos plantearnos qué áreas concretas son susceptibles de mejora y qué acciones concretas tenemos que llevar a cabo para tener una Gestión de Tiempos y Actividades (GTA) plenamente operativa y que responda a las necesidades de la organización, independientemente de su sector de actividad.
Automatizar la captura de tiempos, tanto si se realiza on-line como por terminales de fichaje, permite eliminar por completo el uso del papel y facilitar el intercambio de datos, entre sus aplicativos, reduciendo así el tiempo empleado en tareas administrativas.
Gestionar eficientemente los recursos disponibles de una organización, entre ellos el tiempo, pasa por tener una visión total de cómo se emplea éste, de la actividad y de la presencia y ausencias de sus colaboradores. Solo así se pueden adaptar, dichos recursos, a las necesidades puntuales y evaluar los beneficios con exactitud.
Disponer de la GTA, integrada en la propia solución de Nómina, Administración de Personal y Recursos Humanos, permite disponer de toda la información necesaria en una única solución. Además, al eliminar múltiples entradas de datos, se acaba por completo con el riesgo de error.
Usar una aplicación de análisis y reporting, cuadros de mando y KPI, que tenga localizada fácilmente toda la información, permite a los equipos ejecutivos (managers y profesionales de Recursos Humanos) obtener un conocimiento global de la organización de un vistazo en tiempo real. De este modo, se facilita la toma de decisiones correctas acordes al modelo de negocio.
Por tanto, podemos afirmar que disponer de una buena solución de GTA integrada va a aportar, entre otros beneficios:
• Reducir las rutinas administrativas y los costes relacionados con la GTA
• Planificar el tiempo en línea con la estrategia de la compañía
• Controlar tiempos y actividades desde una solución integrada en la gestión de nómina y RRHH de su organización
• Analizar y hacer seguimiento de las actividades con una visión completa de la organización
Artículo escrito por Mauricio Potente Mascetti, General Manager de Sopra HR Software para España, Italia y Portugal.
