El cada vez más habitual trabajo en remoto está generando una situación de “hiperconectividad” que supone riesgos, tanto para el empleado como para la empresa. Para el trabajador, la ansiedad que genera el estar atento constantemente (día a día, reuniones, eventos, novedades, actualizaciones, etc.) y por diferentes vías (teléfono, email, WhatsApp, ordenador/portátil…) es muy alta y, si no se gestiona bien, puede derivar en serios problemas.
El estar continuamente conectado provoca un agotamiento excesivo, un estado de alerta permanente que puede derivar en depresión por, entre otras cosas, falta de descanso y pocas horas de sueño o sueño de mala calidad. La capacidad cognitiva y analítica se ven alteradas y, en muchos casos, impacta en la productividad y en la salud. De cara a la empresa, esta situación es preocupante porque tendrá a miembros de su plantilla cansados, desmotivados y ansiosos, y que, en ocasiones, causarán bajas por estrés o enfermedad, afectando el rendimiento general de los equipos de trabajo y de la empresa en su conjunto.
Para aquellos que están teletrabajando, las continuas reuniones por videoconferencia, que no dejan prácticamente espacio para producir o desconectar de un tema a otro, están convirtiéndose en uno de los elementos de mayor estrés. De un lado, generan una presión adicional a la carga de trabajo habitual. De otro, exigen presencia a través de una cámara; algo con lo que no todos se sienten cómodos ya que expone en primer plano a la persona y demanda un esfuerzo adicional en gestionar filtros, luz, fondo de pantalla, imagen personal, audio, contenido, etc. cuando se desarrolla una presentación. A esto hay que sumarle la necesidad de fijar la atención en los interlocutores, que pueden ser múltiples, para entender si con su lenguaje corporal la reunión está siendo exitosa o no. 
Esta situación conlleva a que las compañías instauren una política de desconexión digital mediante la que se definan horarios y establezcan límites para garantizar, de un lado, el derecho de los trabajadores a una jornada laboral determinada y productiva, con pausas y descansos que permitan transitar de una tarea a otra, tanto si la realizan de forma presencial en el lugar de trabajo como si lo hacen en remoto. De otro, el que les asiste a no conectarse a ningún dispositivo digital por motivos profesionales fuera de esta jornada o durante sus períodos de descanso y días concedidos por la empresa por asuntos propios. Se trata de favorecer la conciliación de la vida personal y profesional, algo que además se traduce en una mejor relación entre empleado y empleador. Por otra parte, ofrecer políticas de conciliación mejora la marca del empleador y aumenta los niveles de compromiso de los empleados y su productividad.
A la hora de definir e implantar una política de desconexión digital debe tenerse en cuenta la tipología de trabajo de cada puesto (presencial, a distancia, modalidad híbrida, trabajo flexible…). También hay que prever los requerimientos especiales que pueda haber, por ejemplo, trabajos que requieren estar “de guardia” para emergencias, servicio de cara a clientes, operativas en líneas de producción, gestión de proyectos, puestos de dirección, trabajos de índole internacional que impliquen relación con diferentes usos horarios, etc.
Asimismo, es importante establecer la jornada laboral -tanto para personal en convenio colectivo como fuera de convenio-, los descansos, las vacaciones, incapacidades/bajas o excedencias.
Tras la definición de los parámetros básicos, se deben acordar con los empleados las diferentes modalidades para la desconexión digital en función de la tipología del puesto de trabajo y las necesidades particulares de los diferentes grupos de empleados y posteriormente acordarla con los representantes de los trabajadores o sindicatos. Para implantarla, hay que comunicarla, formar y dar soporte a los empleados sobre cómo hacer un uso eficiente de las herramientas digitales y cómo establecer normas para desconectar y desarrollar un ambiente de trabajo más eficiente y respetuoso.
Desde Willis Towers Watson creemos que la escucha activa es clave para plasmar los acuerdos de desconexión con los empleados. Una vía muy eficaz pasa por consultar mediante encuesta a la plantilla para entender sus preocupaciones sobre la “hiperconectividad”, conocer sus opiniones para la puesta en marcha de una política de desconexión, comprender cómo son las relaciones con sus jefes/clientes/proveedores/compañeros y el uso que dan a los medios digitales, además de cómo les afecta esta “hiperconectividad” en su productividad y calidad de vida.
La información recopilada por esta vía es muy útil para desarrollar la política de la compañía y para definir los medios para su socialización. Un elemento importante es la involucración de todos los niveles de la organización en la implementación a través de presentaciones sobre casos reales (qué funciona y qué no, la importancia de la desconexión para mejorar la productividad y la conciliación, etc.).
Y es necesario establecer medidas y consejos especialmente dirigidos a los cargos directivos, para ayudarles a saber cómo priorizar y reflexionar sobre la urgencia de las comunicaciones a sus equipos fuera del horario laboral. No olvidemos que parte de las responsabilidades de estos perfiles es forjar la cultura empresarial y deben demostrar con sus acciones su compromiso con la conciliación laboral y el respeto por el tiempo libre y de descanso de todos los empleados. Aunque se puedan enviar comunicaciones, peticiones o tareas fuera de los horarios laborales, los equipos deben saber que no están obligados a contestar inmediatamente y que pueden hacerlo cuando comience de nuevo su jornada, estableciendo las prioridades que cada tema requiera. Es clave establecer pautas y acuerdos entre directivos y equipos para evitar que la plantilla se agote, así como facilitar canales de denuncia en caso de que se infrinja la norma y definir indicadores de rendimiento (KPI por sus siglas en inglés) para medir el nivel de adopción de la política establecida y plantear mejoras para su sostenibilidad en el tiempo. Algunas de las acciones de sensibilización que recomendamos llevar a cabo para la correcta implantación de estas políticas son:
- Charlas o presentaciones de los directivos a los empleados sobre la importancia de la desconexión y demostración activa de su implantación.
- Charlas, presentaciones y/o reuniones de jefes con sus equipos para socializar el tema y llegar a acuerdos que funcionen en cada grupo de acuerdo con las particularidades y tipología de trabajo que realizan.
- Guías rápidas con tips para el uso eficiente de las herramientas y la tecnología.
- Seminarios de gestión del tiempo.
- Comunicaciones periódicas sobre cómo aplicar la desconexión digital para mejorar la productividad, incluyendo ejemplos prácticos.
- Comunicación sobre los canales de denuncia y su beneficio para el empleado y para la empresa.
- Tips de Wellbeing. Es fundamental que la plantilla tenga soporte, ayuda y consejos sobre cómo debemos mantener nuestra salud física y mental en el trabajo, especialmente en los momentos más complejos.
- Establecer normas para la utilización de la cámara en reuniones (cuándo tiene sentido hacerlo y cuándo no es necesario).
Recordemos que el control horario de la jornada laboral se implementó en mayo de 2019 por el Gobierno como medida de control al gran número de horas extra sin registrar y, por consiguiente, sin cotizar, que realizan los trabajadores en España. Exige a los empresarios registrar cada día las horas trabajadas y las horas extraordinarias de cada trabajador y su incumplimiento es una infracción a la norma. La política de desconexión digital busca que no se excedan los horarios laborales fijados y se respete la intimidad del trabajador; y se aplica fuera del horario laboral, con lo cual es complementaria al registro horario y ayuda a que se cumpla esta norma.
El teletrabajo tiene más riesgo de infringir las normas que buscan la desconexión digital porque obliga al trabajador a estar presencialmente a través de medios digitales y falta desarrollar cultura digital y mecanismos de seguimiento y valoración de productividad en este contexto. Como no hay necesidad de desplazamiento, se comprimen reuniones una tras otra y se espera que las respuestas sean inmediatas. Falta desarrollar mecanismos de priorización, organización y control del trabajo y desarrollar un ambiente de colaboración y respeto. También sería necesario instaurar por parte del empleador herramientas digitales fáciles de utilizar para que los empleados registren sus horas de comienzo y final de las jornadas que realizan en remoto.
Es muy importante bloquear tiempo en el calendario para poder trabajar y producir (fuera de las reuniones), tiempo de colaboración con jefes y compañeros, y poner límite al horario laboral. Los teletrabajadores deben aplicar las mismas normas de desconexión que el resto de los empleados para tener momentos de descanso (comida, descansos entre reuniones y descanso al final de la jornada laboral) y evitar la fatiga y el estrés digital.
Además, es imperativo el desarrollo de aplicaciones que controlen la conectividad y la productividad, que ayuden a planificar mejor el trabajo y a forzar la desconexión fuera del horario laboral y que ofrezcan asistentes virtuales que alerten sobre los posibles excesos y propongan medidas saludables.
Constanza Lobo-Guerrero,
directora de Talent & Rewards en Willis Towers Watson Iberia
