por Iván Menéndez, Area Vicepresident South EMEA y responsable de Gtmhub en España, Portugal e Italia.
España no es ajena a las últimas tendencias y en los últimos meses hemos detectado interés, iniciativas o procesos de transformación de la forma de trabajar, adopción de trabajo por objetivos y OKR en más del 50% de las empresas del IBEX35. ¿Qué son los OKR (Objectives and Key Results)? Una revolucionaria metodología de gestión del trabajo en función de objetivos que está siendo adoptada de manera masiva en EEUU. Tener empleados más motivados y autónomos en una empresa más ágil es posible mediante la puesta en marcha de un sistema de gestión de objetivos basado en metodologías OKR, a cualquier escala, para cualquier organización.
Creo sinceramente que la cultura empresarial en el sur de Europa puede hacer especialmente interesante la adopción de OKR en España para muchas compañías. Muchos de los beneficios adicionales de la adopción de OKR, como la agilidad y transparencia corporativa, la orientación a objetivos, el acortamiento de los ciclos de revisión, feedback y reorientación estratégica y de recursos y la eliminación o reorientación de iniciativas sin un adecuado retorno de la inversión creo que encajan muy bien con el entorno de las organizaciones españolas. Sin olvidar en absoluto que España es uno de los países más afectados por la escasez y la carestía del talento.
Si la metodología parece funcionar y tiene beneficios claros, ¿dónde están las barreras para su adopción? ¿Qué retos manifiestan las organizaciones en la adopción de OKR y metodologías de trabajo basadas en objetivos?
Cuellos de botella organizacionales
La primera apostilla, que parece obvia, pero fundamental, es que OKR -y cualquier metodología- no excluye la necesidad de gestionar y tomar decisiones. OKR nos puede ayudar a identificar cuellos de botella organizacionales, áreas donde pudiera ser beneficioso que existiera mejor colaboración o equipos o divisiones que necesiten una determinada ayuda para realizar mejor su trabajo. Incluso puede aportarnos información muy valiosa para identificar la naturaleza del área de mejora. En ningún caso excluye el buen criterio ni la toma de decisiones. Y, en muchos casos, hace tan visibles y evidentes las áreas de mejora que no deja albergo fácil a la inacción.
Dejado atrás este posiblemente superfluo comentario, el primer reto adoptando OKR es ser capaz de operacionalizar la metodología. Algunos aspectos básicos son que OKR necesita de ciertas ceremonias, de la recurrencia de las tareas clave, de la existencia y el empoderamiento de ciertos roles, de determinada comunicación, de la apropiada visibilidad, de estándares. No es suficiente pedir a los empleados que creen unos objetivos sin un contexto y un porqué que nadie vuelva a revisar y que queden desactualizados o irrelevantes. Como cualquier práctica organizacional de relevancia que se introduzca en la organización, va a requerir de cierta gestión de cambio. La buena noticia, como indicábamos anteriormente, es que existen abundante conocimiento en el mercado, desde coach freelance pasando por pequeñas consultorías boutique y llegando a las grandes consultoras que pueden ayudar a crear un programa de adopción de OKR a cualquier organización.
Una segunda dificultad suele aparecer en organizaciones grandes o de crecimiento acelerado que adoptan OKR a escala corporativa. Esta dificultad no suele impedir la adopción, pero frecuentemente genera un efecto de avance y retroceso, de adopción en “dientes de sierra”. Dejando atrás los aspectos ya esbozados en los dos puntos anteriores y considerándolos superados con una adopción inicial de la metodología, es importante ser consciente de tres características de la adopción de OKR a escala.
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- El primero, OKR es una metodología basada en datos (data-driven).
- La segunda, en OKR estos datos están asociados a relaciones (personas, equipos, departamentos, iniciativas, objetivos y relaciones entre todos los anteriores).
- Y uno de los objetivos fundamentales de la metodología OKR es reducir la duración de los ciclos y hacer más frecuentes las reuniones de revisión y feedback para mejorar la agilidad y la optimización de la operación de la compañía.
Con una plataforma específica, la adopción es mejor y más rápida
¿Qué ocurre con la adopción a escala de OKR? Que, como en cualquier metodología con ciclos que se acortan cada vez más, basada en datos y relaciones, entra en juego en efecto de red y el crecimiento exponencial. Por mucho tamaño que tenga la compañía, los conceptos son sencillos, son los mismos que en un equipo pequeño y son perfectamente manejables y comprensibles. Conceptualmente. Pero los volúmenes de elementos que gestionar -y de los que obtener valor- crece exponencialmente.
Debido a lo anterior, con la explosión en el interés y la adopción de OKR, ha surgido un mercado específico de plataformas que permiten la adopción más rápida, más productiva y paliando las dificultades que tiene la adopción de OKR a escala corporativa. Estas plataformas permiten automatizar, simplificar y extraer valor de cada una de las interacciones que vertebran la metodología OKR. Tratando de entrar en más detalle, hablaría de cómo estas plataformas facilitan la adopción y gestión del proceso OKR, la captura y agregación de los datos relativos al mismo y, finalmente, permiten disponer de diagnóstico e inteligencia organizacional y de negocio basada en los datos obtenidos en el programa OKR.
Cuando hablamos de proceso, hablamos de un aparentemente prosaico “quién, qué, cómo, cada cuánto” tiene que hacer cada persona y equipo en el programa OKR. Actualización de los objetivos, reuniones de feedback, QBR, informes, alertas, recordatorios. En un equipo pequeño todo lo anterior es relativamente prosaico. En una organización con miles de empleados no lo es en absoluto. Otro aspecto fundamental para facilitar el proceso de OKR es acercarlo e integrarlo con las herramientas que ya utilizan los equipos. ¿Cómo se comunican? ¿Qué plataformas usan ya diaria o semanalmente? ¿Qué dispositivos usan para trabajar? Si conseguimos integrar de forma natural y no exógena o artificial OKR en los hábitos corporativos de empleados y equipos, estaremos dando un paso de gigante simplificando la adopción. Y, si todo lo anterior está automatizado, ese paso de gigante podrá aplicarse a cualquier tamaño de organización por igual.
Todo gira alrededor de los datos
Los datos son un elemento clave de OKR. De hecho, todo gira alrededor de los datos. ¿Qué beneficio presta poder integrar en el proceso cualquier dato que ya esté en mis sistemas corporativos? ¿Cuánto tiempo ahora que, de un concepto (por ejemplo, “ventas”) logremos pasar a un número concreto, disponible y actualizado en tiempo real? ¿Qué beneficios tiene para un programa OKR que no haya que buscar, preparar y construir los datos que se emplean en las reuniones de feedback, QBR, 1:1? ¿Cuánto puede facilitar la adopción que cada empleado y equipo tenga el grado de avance de sus objetivos en su buzón de correo cada lunes, o a golpe de un clic en su smartphone? ¿Qué uso tiene para la gestión del talento de mi compañía que las personas que se demuestren factualmente más proactivas y colaboradoras vean esto reflejado en sus ciclos de evaluación?
En última instancia, las organizaciones implantan OKR porque, haciéndolo, no solo tienen empleados más motivados, sino que además mejoran la satisfacción del cliente, disminuyen los costes y actividades improductivas, incrementan sus ventas y reducen sus ciclos de creación y comercialización de productos. ¿Qué equipos y organizaciones están mejorando su rendimiento y cuáles necesitan de apoyo? ¿Qué mejoría en NPS ha supuesto el nuevo programa de centrar en la atención al cliente a toda la organización? ¿Dónde tenemos problemas de colaboración? ¿Qué silos organizacionales siguen trabajando como lo llevan haciendo años, pese a haber cambiado las prioridades corporativas? Extraer conclusiones basadas en datos que me permitan tomar decisiones y medir su impacto a escala organizacional es el sueño de cualquier miembro de cualquier comité de dirección. Y OKR, soportado adecuadamente por una plataforma, permite precisamente esto.
El feedback de los clientes es inequívoco; una organización que adopta OKR tiene 4 veces más opciones de estar en el cuartil superior de su industria, según un estudio de Deloitte. Según este mismo estudio, una organización cuyos empleados tengan objetivos trimestrales que se revisen durante el trimestre tiene 3.5 veces más opciones de aparecer en ese cuartil superior de su industria. Las organizaciones que tienen implantado un sistema de gestión por objetivos suelen triplicar el crecimiento de otras organizaciones similares que no lo tienen. Adobe, que utiliza esta tecnología, relaciona la implantación de OKR con la mejora de un 68% de su valor en bolsa. Otras empresas afirman que la plataforma les ha permitido aumentar notablemente la frecuencia de las reuniones de seguimiento y reducir su duración en 1 hora semanal, por cada empleado, para todos los empleados. En conclusión, existen numerosas evidencias acerca del retorno de la inversión para organizaciones de cualquier escala y complejidad.
