Las cuatro fases de madurez de las intranets: hacia un modelo “employee first”

Las intranets han sido y son el aliado fundamental para las empresas en la transformación de sus espacios de trabajo. Si bien es cierto que la mayoría de empresas cuentan con soluciones de intranets, en líneas generales aún no han evolucionado estas herramientas para explotar todo su potencial, no aprovechando así los beneficios que les podría ofrecer una solución totalmente madura.

Se habla mucho sobre el impacto que las nuevas tecnologías tienen en lo que respecta al cambio en la relación de la marca con sus usuarios externos: los clientes. Pero no es menos importante la influencia que estas tecnologías y la evolución del usuario digital tienen sobre los espacios de trabajo. Y es que son muchos los indicadores actuales que señalan que las compañías que más invierten en mejorar la experiencia digital de sus empleados logran plantillas más comprometidas, potenciar su competitividad y resultados positivos a todos los niveles.

Sin ir más lejos, según un reciente estudio, casi tres cuartas partes de los empleados españoles manifiesta que la flexibilidad de las herramientas digitales necesarias para llevar a cabo su trabajo diario influiría en su decisión a la hora de solicitar o aceptar un puesto de trabajo. Además, consideran que las empresas deberían prestar más importancia a este aspecto.

Esto hace cada vez más evidente que, para mantenerse competitivas, las organizaciones han de cultivar entornos digitales innovadores que les ayuden a capacitar y conectar a sus empleados.  Es importante analizar la situación actual de cada organización, así como las opciones disponibles y conocer en detalle las diferentes etapas de madurez de las intranets.

Los cuatro estadios que distinguen los expertos al analizar las soluciones de intranets son los siguientes:

1. Intranets tradicionales: Las intranets más elementales, similares a las que surgieron a finales del siglo pasado y que facilitan una comunicación unidireccional y descendente desde la dirección hacia los empleados. Son soluciones rápidas de construir y fáciles de utilizar y siguen siendo un canal básico de comunicación corporativa muy útil para entregar información, pero suelen ser rígidas y carecen de las características y la personalización que necesitan los empleados de hoy en día. Aquí las capacidades de evolución son máximas.

2. Intranets avanzadas: Esas primeras herramientas han evolucionado hacia otras de “segunda generación” que facilitan la colaboración departamental e interdepartamental con prestaciones como bases de conocimiento, blogs y gestión de documentos. Los empleados no hacen todo su trabajo en la intranet, pero sí utilizan sus funcionalidades para colaborar y debatir, lo que aumenta su compromiso y su motivación. En esta fase se hallan gran parte de las compañías españolas.

Por otra parte, hay que destacar que para lograr contar con todas estas funcionalidades las organizaciones suelen utilizar múltiples herramientas, lo que, en ocasiones, supone gran dificultad para conseguir que trabajen de forma cohesionada. En este caso es especialmente importante contar con soluciones que aporten grandes capacidades de integración que permitan la unificación de todos estos servicios a través de una única capa. Algo que, de forma directa, verá repercusión en un aumento de la productividad.

3. Espacio de trabajo digital (Digital Workplace) básico: En esta etapa, la intranet ya permite a los empleados ejecutar múltiples procesos de trabajo dentro de la plataforma, que está centrada en el incremento de la productividad y en el desarrollo de relaciones. Algunos de los procesos que pueden automatizarse son: el onboarding, el desarrollo de productos, el soporte técnico o la resolución de problemas.

En los últimos años, son muchas las empresas españolas que han logrado llegar hasta aquí. Tener todos estos procesos de trabajo en una única plataforma, no sólo incrementa la productividad de los empleados, sino que también se mejora su experiencia y aumenta su nivel de satisfacción, poniendo todo lo necesario para implementar una estrategia 100% employee first.

4. Digital Workplace completo: La clave en esta etapa, la más avanzada, es que la intranet está por completo centrada en optimizar la experiencia de los empleados (enfoque employee first). Aprovechando la analítica, la inteligencia artificial y el machine learning, las nuevas intranets permiten personalizar la entrega de conocimiento y los contenidos, automatizar tareas y convertir los negocios en un gran proceso digital, por lo que sin duda representan el futuro de los entornos de trabajo.

Conocer en detalle todo lo que implica cada una de estas fases es esencial para implementar un proyecto exitoso que empodere a la fuerza de trabajo y se convierta en el motor del éxito de la organización. Porque evolucionar hacia un modelo employee first está cada vez más a nuestro alcance.

Por Carolina Moreno, vicepresidenta de Ventas EMEA y directora general para el Sur de Europa de Liferay


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