Digital Workplace: ¿qué se necesita para que el espacio digital de trabajo sea todo un éxito?

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Por Ismael García – Managing Director Devoteam Cloud Spain.

Hoy en día, el término transformación digital es uno de los más comunes en el sector empresarial debido a su relevancia y a su creciente aplicación dentro de las compañías. Pero ¿qué es la transformación digital? Este concepto se puede definir como la aplicación de las capacidades digitales, dentro de una empresa, con el fin de mejorar el valor, gestionar el riesgo y descubrir nuevas oportunidades de ingresos. Sin embargo, el mero hecho de la aplicación de estas tecnologías no produce cambios en la organización, es decir, no podemos olvidarnos de que la finalidad de su aplicación reside en los empleados. Los empleados son claves en la empresa porque serán ellos los que harán uso de estas capacidades digitales para el buen rendimiento de la compañía y, por lo tanto, para la obtención de logros y resultados.

Con la tecnología avanzando a pasos agigantados dentro de las organizaciones corporativas, la digitalización se ha convertido en algo vital para las empresas que quieren adaptarse adecuadamente al entorno y no quedarse por detrás de los competidores. Es por ello, que se ha convertido en un objetivo prioritario para las organizaciones la adopción de los Digital Workplaces. Hoy en día, la importancia que tienen los empleados para el desarrollo eficiente de cualquier organización empresarial es de vital importancia. Mejorar el bienestar en el lugar de trabajo proporcionando herramientas que hagan que los trabajadores pierdan menos tiempo desempeñando sus funciones, mejorando la comunicación entre los mismos y haciendo que los procedimientos sean más cómodos y más fáciles de uso, ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y costes. De aquí, surge la necesidad de crear Digital Workplaces o espacios digitales de trabajo que sean eficientes y permitan de manera sencilla a los empleados realizar sus actividades a través de distintas herramientas tecnológicas. Pero ¿qué entendemos por Digital Workplace? Este término se refiere al concepto de oficina extendida, entendido no sólo como el escritorio u el ordenador sino que se refiere también al espacio virtual al que pueden acceder los trabajadores cuando están fuera de la oficina, utilizando herramientas digitales o redes seguras.

Como demostró un estudio realizado por McKinsey en el año 2016, los empleados gastan una media del 20% de su tiempo en la oficina buscando información o recursos internos. Es por ello que, para que los trabajadores amorticen y aprovechen su tiempo al máximo durante su jornada, Devoteam ayuda a las empresas para que mejoren sus comunicaciones internas y aprovechen al máximo las herramientas digitales ayudándoles a mejorar sus comunicaciones.

Ismael García – Managing Director Devoteam Cloud Spain.

Tenemos que saber que no sólo debemos crear un Digital Workplace para obtener eficacia en nuestras actividades empresariales, sino que los espacios de trabajo también influirán en la felicidad de los empleados, en su motivación y en la retención del talento en la compañía. De la felicidad de nuestros empleados dependerá nuestro éxito como empresa. De hecho, para el año 2020, según prevé Gartner, “la mayor fuente de ventaja competitiva para el 30% de las organizaciones provendrá de la capacidad de la fuerza laboral para explotar creativamente las tecnologías digitales”. En Devoteam creemos en lugares de trabajo digitales conectados y centrados en el trabajador. Por ello, hacemos hincapié en la importancia de un entorno de trabajo adecuado a los trabajadores, en el que se adopten soluciones de colaboración en la nube para que los empleados sean más eficientes y ágiles a la hora de desarrollar sus funciones, y que se priorice su experiencia para así atraer a los mejores talentos y ofrecer un valor positivo y persistente para el cliente. Está comprobado que cuando los trabajadores disponen de los recursos que necesitan, la productividad crece. Por ejemplo, cada día más empresas están reduciendo el tamaño de sus oficinas gracias al uso de la Nube, permitiendo que los empleados trabajen a distancia e introduciendo prácticas laborales flexibles, aumentando la productividad como resultado de esta renovación y la motivación en los empleados.

Pero ¿qué cosas hay que tener en cuenta a la hora crear un Digital Workplace? La elección que hagamos sobre las herramientas digitales que vayamos a utilizar para crear nuestro espacio digital de trabajo, será decisiva para su éxito. Saber en qué falla nuestro sistema de trabajo actual, saber localizar las debilidades del mismo e identificar las necesidades que tenemos en nuestra empresa, hará que nuestra elección vaya más encaminada al éxito.

No se nos debe olvidar que los proyectos para crear espacios digitales de trabajo van más allá de su puesta práctica. Es decir, no sólo deben involucrarse los departamentos relacionados con TI, sino que, para que su aplicación sea satisfactoria, su uso debe movilizarse a través del departamento de recursos humanos y los departamentos afectados, para que se cree conciencia del uso de las nuevas herramientas. Para ello, es más fácil introducir las innovaciones a través de aquellos trabajadores que serán “embajadores” de la herramienta. Es decir, aquellas personas que por sus puestos de trabajo necesitan y están en contacto directo con la misma, haciendo que su proyecto de trabajo digital se promueva fácilmente entre sus compañeros. Para ello, debemos identificarlos y seleccionarlos de forma voluntaria, formalizando sus tareas y desarrollando su papel dentro de la transformación de la empresa. Además, si los propios managers enseñan y explican a sus empleados el valor de su uso y las soluciones que se proponen, promoverán, gracias al ejemplo y participación de los directivos, las buenas prácticas entre los trabajadores. Esto, lo ha podido comprobar de primera mano Auchan. La conocida marca francesa de alimentación contó con nuestros servicios adoptando G Suite, una herramienta de Google, uno de nuestros socios estratégicos, en 14 países. Además del uso de la herramienta, los apoyamos proporcionando formación a 150 directivos y a 15.000 empleados, creando numerosas comunidades empresariales.

Todo esto, les proporcionó ahorros significativos en la empresa como la optimización de los procesos, la automatización de las tareas repetitivas o incluso los costes de mensajería. También, se realizó una transformación gradual de los métodos de gestión, en los intercambios de información y esto dió lugar a mejores prácticas consiguiendo aumentar la eficiencia en la empresa.

Asimismo, cuánto más específico sea el uso que queremos hacer de la herramienta digital en el ámbito de trabajo, mejor se adoptará. Es decir, si definimos las soluciones digitales en colaboración con los equipos involucrados, con un enfoque basado en las personas, se proporcionará un valor agregado real a la definición e implementación del caso de uso. La mayoría de las barreras que tienen las empresas están relacionadas con el enfoque excesivamente centrado en la tecnología y no tanto con la identificación de los casos de uso y la adopción cultural.

También será de vital importancia que todos los involucrados en la transformación de la compañía se comuniquen a lo largo del proyecto, mostrando sus historias de éxito y casos específicos de uso. La comunicación debe adaptarse a cada persona para fomentar la aceptación y crear un sentido de identidad con cada uno.

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