Según un análisis realizado por la consultora Ábaco Siglo XXI, el 85% de las compañías admite afrontar dificultades en el momento de distribuir los días libres. Intentar complacer a todos los trabajadores en función de sus demandas cubriendo las necesidades de la empresa puede llevar al responsable una media de 10 minutos al mes por empleado. Por ejemplo, para una empresa de 100 trabajadores se superarían las 15 horas al mes dedicadas a esta tarea desde que se comienza a hablar hasta que todo queda cuadrado. Además de todo el trabajo que conlleva, se trata de un tema que suele generar conflictos. A la hora de establecer los turnos de descanso, si no existe una planificación, suelen existir roces, disputas, etc. que generan tensión y que crean un ambiente de confrontación negativo para el bienestar laboral y la productividad. El proceso puede convertirse en un intercambio infinito de correos electrónicos, en un sinfín de modificaciones que conducen de manera inevitable a incidencias y a una pérdida de recursos muy valiosos. Del mismo modo, según el tamaño de la empresa y el sector al que se dedique, la tarea será más o menos complicada.
A todo lo comentado anteriormente, se le suma el hecho de que, tras la pandemia, la labor de cuadrar las vacaciones del equipo se ha complicado aún más. Venimos de un año en el que la pauta general han sido permisos por el cuidado de hijos en cuarentena, horas recuperadas, ERTES, etc. Todo este escenario ha complicado aún más, si cabe, la tarea del responsable del departamento de RRHH de contentar a los empleados al solicitar sus días de descanso y, al mismo tiempo, velar por la eficiencia y productividad de la empresa. ¿Qué hacer? ¿Cómo conseguir que esta tarea no consuma tanto esfuerzo y genere tanto conflicto?
La digitalización es una de las primeras respuestas a las preguntas anteriormente formuladas. No puede ser que, en pleno siglo XXI, todavía existan muchos departamentos de RRHH que confíen la anotación de una información tan sensible y cambiante como las ausencias y permisos de los trabajadores en una herramienta como el Excel. Este programa es muy resolutivo para otras muchas cosas, sin embargo, no lo es para cuadrar las vacaciones puesto que no es ágil, ni eficaz. Así pues, es clave contar con una digitalización de toda esta información que ayude en la consecución de la tarea. Optar por una digitalización de este ámbito conlleva un ahorro del 85% del tiempo dedicado a la gestión de vacaciones y ausencias y hasta un 55% en costes de la gestión del tiempo. Con soluciones expertas en la gestión del tiempo como, por ejemplo, Woffu, los especialistas en RRHH podrán obtener ese ahorro.
Por otro lado, es importante realizar la gestión con la suficiente antelación, aunque con unos límites. No es óptimo llevarlo a cabo con una antelación excesiva puesto que nos podríamos encontrar con una mala gestión de imprevistos y rectificaciones de diversas naturalezas. La antelación prudente es de unos dos meses aproximadamente.
Del mismo modo hay que tener en cuenta los diferentes departamentos, la antigüedad de cada trabajador, los convenios, los calendarios, etc. Y considerando todo esto, es importante que los diferentes equipos de trabajo sean conocedores de las tareas de otros departamentos, con el fin de que la distribución de las ausencias sea más sencilla. De igual forma, es muy positivo dar más flexibilidad a la hora de que el empleado elija sus vacaciones, para que no se concentren todas en el mismo mes. De hecho, se estima que siete de cada diez trabajadores lo solicitan para la primera quincena de agosto. Sin embargo, esto está cambiando en los últimos años y, cada vez más, se da más flexibilidad y se permite elegir periodos que van de junio a septiembre o incluso se establecen “mini” periodos vacacionales a lo largo del año. Se trata de una de las principales características del “trabajo líquido”: la flexibilidad.
El “trabajo líquido” se ha impuesto como una de las tendencias actuales en el ámbito de los RRHH. Conlleva, además de la mencionada flexibilidad, la digitalización y la movilidad de los empleados, dando pie a la ausencia de espacio concreto de trabajo, así como la ausencia de jerarquías en la empresa. Y es que es el momento de que las compañías y, en concreto, el departamento de RRHH, se apoye en la tecnología. Se trata de la aliada perfecta que marcará el camino del éxito y que permitirá que la gestión del tiempo no provoque roces ni fricciones. Y es que el tiempo es el activo más importante de los empleados y los empleados el activo más importante de las empresas.
Artículo escrito por Laura Arreguín, Office & People Manager de Woffu.
