Biometría para cumplir con el registro horario

Por Nuño Azcona, Director General de B+SAFE.

 

La entrada en vigor, el 12 de mayo, del Registro obligatorio de la jornada laboral, está creando no pocos quebraderos de cabeza a la mayoría de las empresas. En una economía abierta, dinámica y flexible como la actual parece difícil realizar este control, pero es posible y además convertirse en una herramienta útil.

Según el decreto, las empresas tienen la obligación de realizar el registro de la jornada de cada empleado a través de un sistema fiable y veraz que impida cualquier tipo de manipulación. Además, el método elegido tiene que ser accesible, es decir, cuando el trabajador solicita su cómputo con el total de horas trabajadas la empresa está obligada a mostrarle esa información, bien en soporte físico o digital. Del mismo modo que si un inspector acude para comprobar si la empresa está aplicando la normativa de gestión de la jornada laboral, será en ese mismo momento cuando se tenga que facilitar el cómputo de horas trabajadas de cada trabajador, así como los periodos de descanso, vacaciones, horas extras, permisos, etc.

La fiabilidad de los lectores biométricos

Una de las premisas del uso de la huella dactilar como método para el registro horario es su veracidad y fiabilidad. Los lectores biométricos toman como patrón un rasgo biométrico intrínseco a cada persona y, por lo tanto, imposible de “prestar” u “olvidar” o “perder”. Es fundamental que el sistema que instalemos no guarde nunca la huella dactilar ya que de este modo no tendremos que almacenar datos sensibles. Para ello, lo ideal es decantarse por lectores biométricos tecnológicamente avanzados y que se basen en la captación de minucias, tomando la temperatura y profundidad en lugar del escaneo de la huella. Incluso más importante a nivel de RGDP en este tipo de tecnologías es la transformación de los datos captados en códigos alfanuméricos imposibles de descifrar. En este punto tendremos en cuenta el principio de necesidad, idoneidad y proporcionalidad en el tratamiento, según el cual los datos recabados serán los adecuados y no excesivos para el fin que se vaya a tratar, en este caso el registro horario.

Además de ser la única llave que no se puede falsificar, copiar o perder, la biometría mejora la gestión de personal, ofrece máxima fiabilidad y permite automatizar el cumplimiento de la nueva obligación, evitando errores y sanciones. También ayuda a una fácil conservación de los datos (debemos recordar que hay que conservar los datos de fichaje de cada trabajador durante 4 años) que estarán siempre fáciles de obtener y de mostrar al interesado cuando lo requiera, tal y como exige la ley, al tiempo que el administrador o los responsables de cada departamento podrán hacer seguimiento de las horas de todo su equipo o dar permiso de vacaciones, etc.

Tradicionalmente, la biometría se ha asociado, sobre todo, a la seguridad y control de acceso. Sin embargo, al ser un método de identificación, tiene ahora un protagonismo determinante como herramienta de gestión ya que permite calcular ratios de personal, gestionar horarios, alta y bajas de personal y calendarios laborales con la máxima fiabilidad y eficiencia, dando soporte a la toma de decisiones de los departamentos de RRHH, impulsando la productividad y el rendimiento de la plantilla.

La biometría se complementa con los trabajadores en desplazamiento o teletrabajo con sistemas de fichaje vía internet o desde el móvil vía APP.

El mercado ofrece dos tipos de soluciones asociadas al uso de lectores biométricos que dan respuesta a diferentes necesidades. Hay lectores que, fundamentalmente, se utilizan para el control de acceso y otros que se utilizan para la gestión de presencia y el fichaje. Las dos soluciones pueden ser complementarias y soportadas por un servicio integral de instalación, configuración y mantenimiento.

El lector biométrico más común es el de la huella dactilar, aunque hay otros de vía venosa, reconocimiento facial, etc. La biometría se asocia a un único individuo, de manera que es imposible suplantar la identidad de la persona, al contrario de lo que sucede con el uso de contraseñas o tarjetas contactless. Además de tratarse de un sistema intuitivo, sencillo y cómodo, garantiza máxima precisión porque que el sistema está asociado a un programa de gestión que registra tanto la hora de entrada como de salida del empleado, las pausas programadas o inesperadas y las extraordinarias.

Tanto el trabajador como el empresario pueden acceder sin complejidad a un informe mensual del total de horas trabajadas, seguro y fiable, evitando cualquier controversia sobre las horas trabajadas y pagadas. Gracias a la sencillez del sistema, la biometría ayuda a reducir costes, desde la instalación al mantenimiento, a la vez que asegura la eficiencia y fiabilidad del sistema de control horario y aporta sencillez y valor en la gestión.

Nuño Azcona, Director General de B+SAFE.

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