2019, el año de la digitalización de RRHH

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Por Claudia Di Rienzo, Country Manager EasyVista España.

A medida que nos acercamos a la mitad del año 2019 y al comienzo no oficial del verano, muchos gerentes de contratación están planeando o anhelando unas vacaciones bien merecidas. Si bien el comienzo del nuevo año sigue siendo el momento óptimo para los solicitantes de empleo, no debe pasarse por alto que mayo es el momento ideal para crear una sensación de urgencia en los departamentos de RRHH que, en última instancia, puede conducir a un aumento en la contratación de nuevos talentos.

Claudia Di Rienzo, Country Manager EasyVista España.

De hecho, de acuerdo con datos recientes publicados por ZipRecruiter, mayo tiene el mayor número de puestos de trabajo y es el mejor momento para los recién graduados universitarios que buscan puestos de entrada. El informe también muestra que el 80 por ciento de los puestos de trabajo de nivel inicial publicados en los campos de más rápido crecimiento -incluyendo fitness, tecnología y asistencia sanitaria, entre otros sectores- tuvieron la mayor cantidad de vacantes a finales de la primavera y principios de los meses de verano.

Con la urgencia de las vacaciones de verano, los departamentos de RRHH trabajarán duro para cubrir los puestos vacantes, mientras que los gerentes están disponibles para reunirse con los candidatos y tener el presupuesto asignado para el recuento de personal adicional. Sin embargo, una vez que las ofertas son hechas y aceptadas, viene otro paso desafiante y que consume mucho tiempo: el proceso de incorporación.

Tan importante como cualquier parte de la estrategia de crecimiento de RRHH, la racionalización del proceso de incorporación es una parte fundamental en el ciclo de trabajo de cada nuevo empleado. Sin embargo, muchas empresas siguen luchando por lograr el equilibrio adecuado de la tecnología digital y la interacción humana para lograr una experiencia de llegada óptima.

Conscientes de la necesidad de combinar el soporte digital y humano, los departamentos de RRHH, en asociación con el departamento de TI de su organización, están adoptando cada vez más soluciones digitales mediante el uso de tecnologías de autoservicio, autoayuda y de inteligencia artificial para automatizar los procesos de integración.

Como bien saben los profesionales de RRHH, una experiencia negativa de incorporación puede afectar en última instancia a las tasas de retención y rotación de empleados, lo que le cuesta a la organización recursos humanos y de capital. Además, un objetivo empresarial clave es conseguir que cada nuevo empleado sea productivo lo antes posible, y la experiencia de integración desempeña un papel fundamental en ese proceso: obtener rápidamente respuestas a cualquier pregunta, resolver cualquier problema con los sistemas, el entorno de trabajo o los procesos, y obtener todas las herramientas que necesitan para tener éxito. Con la abundancia de aplicaciones de software, herramientas de colaboración y otras tareas orientadas al proceso que cada nuevo empleado debe aprender a lo largo de la integración, la TI desempeña un papel fundamental para garantizar que estas tareas se realicen con facilidad y compromiso positivo.

SUBIR A LA OLA

Una lección vital sobre cómo los equipos de TI pueden ayudar a mejorar el proceso de incorporación y la experiencia general de los nuevos empleados es comprender la importancia de una estrategia sólida de autoservicio. Aunque el proceso de cada persona puede ser diferente, todas las nuevas contrataciones tienden a plantear preguntas a los departamentos de TI y RRHH de una empresa. En lugar de responder a estas solicitudes una y otra vez, los equipos de RRHH pueden trabajar directamente con el departamento de TI para crear un proceso más fluido que responda a las preguntas más frecuentes a través de la autoayuda automatizada que está disponible como parte de la estrategia de autoservicio. La auto-ayuda consiste en gestionar y organizar el conocimiento correcto de la cara del empleado en un sistema que guía a un empleado a través de las tareas de incorporación, incluyendo la provisión de respuestas a todas las preguntas comunes.

Además de ahorrar tiempo tanto al empleado como al departamento de TI, la automatización de sus procesos de integración de RRHH con la gestión de servicios y los procesos de autoayuda puede ayudar a su organización a:

• Proporcionar flujos de trabajo y formularios de incorporación para capturar información, obtener aprobaciones y realizar un seguimiento del progreso de las nuevas contrataciones.
• Coordinar las tareas multidepartamentales que deben llevarse a cabo en torno a la incorporación de un nuevo empleado (RRHH, TI, Instalaciones, etc.).
• Facilitar la adquisición de los activos necesarios para apoyar a un empleado en función de su rol (tarjeta de identificación, ordenadores, teléfonos, equipos, espacio de oficina, etc.).
• Facilitar la organización, la publicación y la medición de la eficacia de los conocimientos orientados a los empleados para las nuevas contrataciones, lo que incluye el acceso a las respuestas que necesitan para las preguntas, solicitudes y problemas más comunes.

Igualmente importante para adoptar estas prestaciones de autoservicio es consolidar el equilibrio entre la interacción humana y la tecnología. La automatización de servicios digitalizada o inteligente no funciona sin interacción y análisis humanos; más bien, es un paso imperativo para facilitar los procesos de recursos humanos que pueden reducir costes, aumentar la productividad y, lo que es más importante, mejorar el compromiso de los empleados.

MARCANDO LA PAUTA

Para bien o para mal, el proceso de incorporación de un empleado puede marcar la pauta de la cultura de la organización y la permanencia de la persona. Las organizaciones, independientemente de su tamaño, que no reconozcan este punto fundamental, pueden crear un ambiente de trabajo disfuncional y con poca moral. Por el contrario, un empleado puede ser motivado y fidelizado por una experiencia positiva de incorporación que comienza con la inversión en el compromiso del empleado. La TI y la adopción de un autoservicio impulsado por tecnologías de autoayuda pueden desempeñar un papel crucial en ese proceso de acoplamiento.

Ofrecer una experiencia de autoservicio apoyada por una sólida base de conocimientos y experiencias interactivas, como el formato de preguntas y respuestas o los tutoriales en vídeo, puede facilitar de forma creativa los procesos de embarque. Al proporcionar material atractivo, los nuevos empleados pueden sentirse motivados, ser parte de un equipo dinámico y, por consiguiente, más cómodos al comienzo de su ciclo de trabajo.

La utilización de recursos digitales no sólo permite que el nuevo personal aprenda, aprecie y digiera la inmensa cantidad de conocimientos que a menudo se presentan en el primer mes de un nuevo puesto, sino que también puede ser vital para el departamento de RRHH. Al adoptar la naturaleza del autoservicio, los empleados pueden aprovechar el acceso ininterrumpido a la información de la organización, aliviando un poco el estrés del equipo de RRHH durante este momento crítico, haciendo que tareas como el papeleo previo a la incorporación o el seguimiento de los empleados sean más transparentes. Con la capacidad de automatizar las tareas logísticas, los equipos de RRHH pueden enfocar mejor sus talentos en esfuerzos más amplios para crecer, mantener y mejorar sus respectivas empresas.

A pesar de muchos avances recientes en tecnología, muchas organizaciones permanecen en la punta del iceberg de TI cuando se trata de automatizar y mejorar el proceso de integración. A medida que la Inteligencia Artificial, los chatbot, la autoayuda y otras tecnologías continúan haciendo avanzar el alcance de lo que es posible desde el punto de vista del soporte de TI, no hay límite al impacto que puede tener en los recursos humanos, tanto ahora como en el futuro. Al aprovechar estas capacidades de última generación, los departamentos de RRHH y el importantísimo proceso de incorporación pueden transformarse en uno que ayuda a crear empleados más felices y comprometidos y un entorno más productivo.

Claudia Di Rienzo

Es Country Manager de EasyVista para España desde octubre de 2017. Es licenciada en Ingeniería informática por la Universidad Simón Bolívar de Venezuela dónde también realizó un Máster en Marketing y Administración. En su afán por completar su formación en TI y negocios, cursó un Executive Program Government Affairs en el IE. Di Rienzo cuenta con más de 20 años de experiencia como Manager en diferentes áreas dentro del sector TI en España y Latinoamérica.

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