Para disfrutar de las vacaciones es necesario dejar las tareas terminadas o medio zanjadas, cuando es posible. En caso de no serlo, la planificación y organización es la mejor manera de delegar tus tareas en los miembros del equipo que se quedan activos mientras que no estás presente en la oficina. El CRM te ayuda a disfrutar de unas vacaciones sin contratiempos.
Para eso, previamente tenemos que hacer un reporte detallado sobre qué es lo que estamos haciendo, el estado de un proceso, el cuidado a un cliente… y todo ello sin pérdidas de información. En muchos casos ese reporte consiste en escribir documentos, reenviar emails y hacer una reunión en la que le cuentas con todos los detalles en qué fase estás con cada interlocutor. Esto supone que aunque la empresa no cierra, todos sus trabajadores dedican al menos un par de jornadas a dejar todo listo para pasárselo al compañero.
Tomás Santoro, fundador de SumaCRM.com, asegura que “perdemos muchísimo tiempo cada día buscando emails con información de clientes o respondiéndoles y solicitando información a otros, si a esto sumamos que parte del equipo está de vacaciones las búsquedas son aún más tediosas y muchas veces no tenemos acceso al email del compañero con la información que necesitamos. Además hay información que se ha recibido para llamadas y rara vez queda reflejada en ningún sitio. Un CRM almacena toda esta información y facilita el acceso de otros compañeros”.
Con un CRM podemos simplificar ese intercambio de tareas, convirtiéndolo en un proceso fácil y sencillo. El software del CRM recoge toda la información de cada cliente: llamadas, emails y reuniones. De este modo, el miembro del equipo que lo necesite sólo tendrá que acceder a la ficha del cliente para ver qué necesita o saber qué se está gestionando. Tener toda la información accesible reduce las búsquedas en emails o documentos y disminuye el número de llamadas o reuniones para recabar información.
El CRM ayuda a la optimización de procesos internos y aumenta la capacidad de análisis y gestión. Gracias a esta herramienta los equipos pueden organizarse mejor el trabajo sin que quede ninguna tarea sin hacer incluso cuando algunos miembros están de vacaciones o hay alguna baja médica. La atención al cliente es más exhaustiva ya que ninguna de las peticiones o preguntas quedan sin contestar. Las pymes se han dado cuenta de la importancia de la organización interna y actualmente invierten y apuestan por todo avance que les pueda ayudar en su gestión tanto interna como con clientes.
“Esta facilidad de intercambiar tareas e información cobra aún más relevancia en el caso de una baja. Normalmente las vacaciones son programadas y, aunque nos lleva tiempo, nos permite hacer esas reuniones y reportes para los compañeros pero cuando hay una baja por una enfermedad inesperada es bastante común acabar con clientes enfadados o desinformados porque los otros miembros del equipo no han hecho lo que el cliente necesitaba o esperaba”, explica Santoro.
Conoce esta herramienta visitando su página web.
