Cómo mejorar la gestión de equipos a distancia

Nuevos modelos de gestión, herramientas, habilidades, actitudes y aptitudes  y, en definitiva, un nuevo paradigma se está abriendo camino a pasos agigantados en el seno de las empresas. La transformación digital ha revolucionado todas y cada una de las áreas de negocio, y esto, que suena a reto, es el futuro próximo.

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La clave es que todas a las personas del equipo se sientan realmente conectadas.

Gestionar equipos a distancia puede ser complicado, el menos en sus inicios, pero también es productivo. La confianza, por parte de las empresas, y el compromiso, de los empleados, hacen que el trabajo a distancia realmente funcione. El trabajo a distancia requiere de herramientas digitales y de conocimientos sobre cómo trabajan las personas en cada organización.

La clave es que todas a las personas del equipo se sientan realmente conectadas. Como explica Stella Garber, directora del equipo de marketing en Trello, que los empleados trabajen a distancia “no significa que tengan que sentirse como en una isla desierta”. Garber aporta unas pautas para que los equipos no naufraguen a la deriva:

PRIORIZA A LOS QUE TRABAJAN A DISTANCIA

En muchas ocasiones los equipos están divididos, unos trabajan desde la oficina y otros desde fuera. La actitud idónea es dar prioridad a las personas que trabajan a distancia. La idea es que las personas que trabajan juntas en la oficina y las desplazadas estén conectadas a través de una videoconferencia constante. De este modo, no se sentirán desplazadas.

La comunicación es clave. Cuando un empleado trabaja desde fuera siempre tiene ese miedo de perderse algo. Es preferible pecar de comunicación que de su ausencia. No hay que dar por supuesto nada.

Las reuniones no son una pérdida de tiempo, son esenciales para mostrar que todo el equipo está conectado. Las reuniones nos aseguran que vamos en el mismo tren. De este modo lograremos que los trabajadores a distancia no se sientan aislados.

EVITA LA ASIMETRÍA INFORMATIVA

El flujo informativo tiene que ser accesible a todos los empleados. Los directores tienen que hacer saber lo que ocurre a nivel individual, de equipo y de empresa, tiene que asegurarse de que la información llega a todos.

“En Trello lo logramos con varios boards diferentes. El board principal del equipo de Marketing permite que cualquier persona de la empresa vea en qué estamos trabajando y pueda hacer observaciones. También somos muy rápidos a la hora de comentar sobre los progresos de proyectos o reuniones que hayamos celebrado. Aunque si es solo la asistencia a un webinar o la realización de una llamada informativa, usamos una card para compartir lo aprendido”, explica Garber.

PLATAFORMAS DE COMUNICACIÓN ESENCIALES

Como mencionábamos anteriormente, no solo son necesarias las habilidades que el entorno digital demanda, también entran en juego las herramientas. Hacer un buen seguimiento de los proyectos con un equipo a distancia requiere de un uso eficaz de las plataformas por parte de todo el equipo. “Saber dónde almacenar los documentos y normalizar qué cosas van a qué programas…”.

COMPRENDER LAS FORMAS DE TRABAJAR

Los directores deben estar en sintonía con todas las personas de su equipo. La comunicación es clave, pero también comprender lo que cada persona necesita.

“Por ejemplo, yo soy muy habladora en Slack. Me gusta pedir opiniones y debatir sobre estrategias. Esto distrae mucho a otros miembros del equipo que prefieren estar a su aire trabajando en algo completamente diferente. Así que después de darnos cuenta de que esto era un problema, decidimos que habría horas de silencio en Slack, de modo que no tuviéramos que estar consultándolo constantemente”, comenta Garber.

Bajo su opinión, hay que tener en cuenta qué es lo que mejora el modo de gestión de cada empleado: “algunas personas en Trello empiezan a trabajar más tarde que otras debido a sus responsabilidades familiares, y otras trabajan mejor por las noches. Saber qué es lo que mueve a cada persona te garantiza un equipo coherente, feliz y productivo”.

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