Los ocho pecados mortales en la gestión del tiempo

Nacho Torres5 agosto 20146min

Los principales directivos pierden miles de horas cada año respondiendo a correos electrónicos y yendo a reuniones improductivas, y esta pérdida se agrava y aumenta en el resto de la organización, simplemente porque las compañías no siguen ni monitorizan el tiempo de sus empleados tan de cerca como lo hacen con otros recursos, como el capital. Estas son al menos algunas de las conclusiones extraídas de un informe realizado por Bain & Company, que ha estudiado y calculado las pérdidas en tiempo y dinero de las compañías analizadas y ha elaborado una lista de las mejores prácticas que se pueden implementar para luchar contra los “Ocho Pecados Mortales” en la gestión del tiempo.

El informe de Bain & Company afirma que un 15% del tiempo colectivo de una organización se pierde en reuniones, un número que ha aumentado continuamente desde 2008. Una reunión semanal de los principales ejecutivos de una de las compañías analizadas consumía directamente 7.000 horas al año de los que acudían a la reunión, pero 300.000 horas de toda la compañía entre los subordinados que tenían que prepararla e ir a más reuniones relacionadas con ella. Sin embargo, la mayoría de las compañías no tienen la capacidad de cuantificar cómo sus ejecutivos y otros empleados usan su tiempo porque no lo monitorizan ni lo miden.

Bain & Company, junto con VoloMetrix, una compañía de ‘enterprise analytics’, analizaron la distribución de utilización del tiempo de 17 grandes compañías. Entre sus resultados destacan que los ejecutivos de hoy en día reciben una media de 30.000 mensajes externos al año, comparado con los 1.000 de los años 70. Teniendo en cuenta el ratio actual, los directivos pronto perderán más de un día a la semana sólo gestionando las comunicaciones electrónicas.

Los altos ejecutivos dedican más de dos días a la semana de media a reuniones con tres o más compañeros de trabajo. Una reunión que empieza apenas cinco minutos tarde cuesta a la empresa un 8% de esa reunión, una pérdida que sería insostenible con cualquier otro recurso. Dichas reuniones a menudo se organizan “solo porque sí” y el comportamiento disfuncional en las reuniones va en aumento (dos reuniones diferentes organizadas a la misma hora, exceso de asistentes, asistencia sin involucración, etc). En una de las compañías analizadas, 1 de cada 5 de los participantes en reuniones enviaron una media de tres o más correos electrónicos por cada 30 minutos que éstas duraban. En una muestra de 10.000 empleados, unos 60 millones de dólares, 20% del coste total de las reuniones, fue dilapidado en actividades improductivas.

En las empresas estudiadas, hasta un 80% de las interacciones tuvieron lugar dentro del propio departamento, no entre diferentes áreas de negocio, funciones o entre la casa matriz y otras partes de la compañía.

Además la incorporación de un nuevo gestor a una compañía supone alrededor de 1,5 veces de tiempo adicional del nuevo trabajo, esto es, su propio trabajo más un 50% del de otro empleado.

 Cómo solucionarlo

La experiencia de Bain trabajando con grandes organizaciones demuestra que el problema es cultural y sistémico: las organizaciones evolucionan y se convierten en mecanismos complejos que requieren cada vez más mantenimiento para funcionar de forma fluida, y toda una cultura corporativa acaba por ser creada para apoyar este esfuerzo, extrayendo recursos que deberían estar dedicados a tareas direccionadas hacia fuera y, especialmente dirigidas hacia el cliente.

El estudio de Bain & Company estima que la mayoría de las compañías podrían liberar al menos 20% de sus horas colectivas si impusieran una mayor disciplina a su gestión del tiempo y subraya estos “ocho pecados mortales” en la gestión del tiempo y sus curas:

  • Falta de claridad en las agendas corporativas: definir agendas corporativas claras y selectivas para que todos sepan cómo utilizar el tiempo extra y qué tareas solo podrán ser pospuestas con una penalización.
  • La mentalidad de “el tiempo es gratis” a la hora de planificar: crear presupuestos base cero para el tiempo y gestionarlo de forma tan rigurosa como se hace con los activos de capital.
  • La cultura del “vamos a empezar un proyecto”: exigir una justificación económica para cada nuevo proyecto.
  • Cada vez más mandos intermedios: simplificar la organización. Más directivos y capas de gestión roban tiempo y crean más trabajo para otros.
  • “Cualquiera puede planificar”: crear una línea de autoridad para decidir quién puede pedir y organizar una reunión
  • ¿Toma de decisiones o lío de decisiones?: gestionar la toma de decisiones – no la matriz de toma de decisiones – estandarizando el proceso.
  • El tiempo en las reuniones es tiempo libre: establecer la disciplina al requerir agendas claras, preparación previa y el empezar a la hora. Siempre que sea posible, finalizarlas pronto.
  • “¿A dónde se fue el tiempo?”: monitorizar el tiempo de la reunión, la asistencia y el volumen de correo electrónico para evaluar la productividad. Lo que no se monitoriza no puede ser medido.

Para Greg Caimi, socio de Bain & Company y coautor del estudio, “si el tiempo realmente fuera dinero y se contabilizara de la misma forma, muchas compañías tendrían enormes déficits”.


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