En todos estos años de experiencia como consultor he presenciado numerosos enfrentamientos entre el departamento de Compras y el de Recursos Humanos cuando llega el momento de externalizar. ¿Sobre quién recae la responsabilidad de negociar, Recursos Humanos o Compras? También es tema de debate en foros profesionales en los que, tras intercambios interesantes acerca de las razones de externalizar, de las maneras de encontrar soluciones en el mercado y de cómo gestionar la relación con los proveedores encargados de realizar las tareas externalizadas, surge la consabida pregunta: “Pero al final quien negocia, ¿el de Recursos Humanos o el de Compras?”.
Esta pregunta me permite volver sobre dos conceptos fundamentales de la función de Compras y de su relación con el resto de la empresa: Negociar versus comprar o negociar versus gestionar la relación con un proveedor. De la misma manera que comprar es mucho más que negociar, gestionar la relación con un proveedor es mucho más que negociar. Cuando se compra se tienen que seguir unas etapas claves, que yo llamo la cadena de valor de Compras:
-Definir (y contrastar) la necesidad que la empresa tiene.
-Entender el mercado externo.
-Identificar las diferentes soluciones y proveedores a nuestro alcance.
-Filtrar las soluciones propuestas por los proveedores.
-Establecer escenarios de atribución de los servicios frente a las ofertas solicitadas.
-¡Y ahora sí negociar! Pero negociar controlando toda la información obtenida en los pasos previos, negociar manejando tanto las soluciones alternativas como conociendo a los proveedores, competidores, las fuerzas y debilidades de cada uno. Negociar poniéndose al nivel del proveedor. Saber más que él puede ser útil, pero saber menos, lo que sucede muy a menudo, suele ser fatal.
Por tanto, si seguimos todos estos pasos a la hora de seleccionar y decidirnos por un proveedor, comprobaremos por nosotros mismos que comprar es mucho más que negociar, es analizar nuestra necesidad, nuestro mercado, a los posibles proveedores, sus propuestas, etc. Pero aquí no se para el trabajo de Compras, ya que después de estas negociaciones vienen dos etapas muy importantes:
-La contractualización de los acuerdos pactados en un documento claro y aplicable
-El seguimiento tanto de la implementación de estos acuerdos como de la evolución del desempeño.
Este seguimiento es lo que podemos llamar “gestionar la relación con un proveedor”. Los encuentros entre los proveedores deben realizarse de manera periódica. La agenda de estas citas tiene que ser lo suficientemente amplia como para controlar el cumplimiento de los acuerdos pactados. Para ello, la mejor manera es definir KPIs (Indicadores del desempeño) y seguir de cerca su evolución. Algunos serán estáticos, reportando la cantidad de trabajo realizado (o no realizado), y otros serán dinámicos, centrándose en la evolución de los indicadores. Gracias a ellos identificaremos las mejoras que se están produciendo así como las incidencias que se crean.
Los indicadores se suelen englobar en tres grandes familias: Q – C – D
-Quality : cómo se están respetando los acuerdos en términos de calidad y de evolución de calidad.
-Cost : cómo se están respetando los acuerdos en términos de precio y de evolución de precio.
-Delay : cómo se están respetando los acuerdos en términos de tiempos de entrega/reacción y de evolución de estos mismos criterios.
Después de todo esto y de entender por qué gestionar la relación con un proveedor es mucho más que negociar, retomemos la pregunta del comienzo, ¿Quién negocia, Recursos Humanos o Compras?
Cuando se lleva a cabo una externalización de personal, RR.HH. pasa a ser el cliente interno. Y también IT, Marketing, Logística, Servicios Generales y el resto de departamentos de la empresa cuando existen necesidades por cubrir. Por este motivo, y si seguimos todos los pasos que hemos descrito antes, hay trabajo suficiente para que tanto el cliente interno como Compras puedan trabajar haciendo lo que mejor saben hacer y haciendo lo que se les exige, es decir, haciendo su trabajo.
Una acción de compras, o de optimización de compras, sólo se puede hacer bien si se involucra a los actores que pueden y tienen que decidir en los momentos adecuados. ¿Compras o Recursos Humanos? Ambos, aprovechando los puntos fuertes de cada uno de ellos.
Permítanme que finalice con un símil futbolístico. Todos tenemos claro que si Messi (o Cristiano Ronaldo o Griezman) jugase en la portería del Barça (o Real Madrid o Atlético de Madrid), estos equipos encajarían más goles y marcarían menos. Pues lo mismo ocurre cuando dejamos que el cliente interno (llámese RR.HH., Logística o Marketing) haga por su cuenta y riesgo el trabajo de los profesionales de Compras.
Eric Mass, responsable de la división de optimización de Compras de LOWENDALMASAÏ.
