CRET@, un nuevo reto para los departamentos de RR.HH.

Maite Sáenz25 junio 201411min

Casi sin darnos cuenta, estamos a punto de completar un viaje, que comenzó hace tiempo y que ha crecido sin apenas hacer ruido, como la ola que se acerca a la costa. Este viaje tiene un nombre que empieza a ser conocido, y que evoca la isla que representa: CRET@.

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Detrás de estas siglas, un nombre sencillo: “Control de recaudación por trabajador”, y un objetivo ambicioso: cambiar todo el modelo de cotización, invariable durante los últimos casi 20 años, y conseguir mantener sincronizados los sistemas de Información de la Seguridad Social con los de todas las empresas de España. Todo esto para lograr un sistema que permitirá a la Seguridad Social calcular las cotizaciones de todos los trabajadores, de manera similar al borrador de la Agencia Tributaria. Este nuevo modelo reducirá los plazos de gestión y recaudación y facilitará el paso del tradicional modelo de autoliquidación, a un modelo de facturación, en el que será la Seguridad Social quien haga los cálculos y aplique las normas de reducción de cotizaciones, para determinar la cuota de cada trabajador.

Para conseguir esto, aparecen nuevos procedimientos de transmisión y recepción de información con la Tesorería, mediante el intercambio continuo de información de trabajadores, para suministrar los datos que solamente conoce la empresa (bases de cotización de los salarios abonados) y recibir los que conoce mejor la Seguridad Social, como datos de afiliación, enfermedades y aplicación de bonificaciones a la contratación. Aparecen también nuevos conceptos en cotización como la separación de las diferentes situaciones del trabajador en el mes (tramos de cotización), que permitirán un mayor detalle de las cotizaciones calculadas.

De este modo, a partir del primer día del mes siguiente a la nómina que se desea liquidar, se abre la posibilidad de enviar las bases de cotización de los trabajadores y solicitar los borradores de liquidación, así como corregir los datos que sean necesarios para igualar los que utiliza la Tesorería. Si todo ha ido bien, se podrá aceptar la liquidación y proceder al abono de las cuotas de Seguridad Social de manera total o parcial por los empleados que ya estén bien calculados (novedad en este sistema). Este nuevo procedimiento se apoya en un nuevo marco normativo que se espera esté completo durante el verano de 2014, de cara a su implantación progresiva a partir de octubre de este mismo año.

 

¿QUÉ EFECTO TIENE TODO ESTE CAMBIO DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN Y PARA QUÉ DEBEN PREPARARSE LOS DEPARTAMENTOS DE RR.HH.?

Pues en realidad, aunque a largo plazo supondrá una reducción de las cargas administrativas y una mayor automatización de los procesos de gestión, motivo fundamental de este proyecto, la incorporación a este nuevo sistema de cotización requiere como paso previo a su ejecución, un profundo análisis de los procesos internos, para orientarlos hacia dicha automatización.

A la hora de de plantearse los requerimientos para la incorporación a este nuevo sistema, los responsables de RRHH, se darán cuenta que se trata de un proyecto que afecta a toda la compañía y que además de su dedicación, requiere la implicación y participación activa de otras áreas. Se trata de un proyecto que no se debe aplazar, y como todo gran proyecto, este viaje a la isla de Cret@ no está exento de riesgo; y es que aunque existe un mapa del camino con sus etapas, las distancias entre ellas dependen totalmente de la situación de cada empresa. Repasemos las etapas de este viaje:

– Actualización de Software. Esta etapa es la más clara y la más lógica, si pensamos en automatización de procesos, sincronización de sistemas de información y en general en cambios en el sistema de nómina.

– Nivelación inicial de datos. Para que dos sistemas trabajen en paralelo deben manejar exactamente la misma información. En esta etapa descubrirán que los procesos actuales de una empresa, asentados y funcionando con la fiabilidad esperada, al no estar orientados hacia un sistema externo y aunque ya interaccionan con él, producen discrepancias entre sus datos y los de la Seguridad Social. El esfuerzo que requerirá esta fase, aunque no es fácil de predecir porque depende de cómo sean los procesos de gestión de los empleados, podrá tener como resultado la planificación de la siguiente etapa, al descubrir cuáles son las diferencias que se van generando diariamente. Bajo nuestra experiencia, esta etapa es además de descubrimiento, ya que incluso los Departamentos de Recursos Humanos más eficientes y preparados, se verán sorprendidos al comprobar que no se puede acortar este camino debido a la inexistencia de controles específicos hasta ahora.

– Adaptación de sus procesos de gestión. Esta etapa del viaje se descubre sólo al recorrer la anterior, y es la reflexión sobre cómo se han producido las diferencias detectadas con el objetivo de mejorar y automatizar procesos de contratación y afiliación, evitar que se generen diferencias en los datos entre los sistemas y que el nuevo sistema de liquidación responda a las expectativas esperadas, siendo una autopista en lugar de un camino rural. El uso de herramientas automáticas como la generación de remesas de Afiliación o controles sobre el proceso de usuario, serán requisitos imprescindibles para funcionar como un reloj con la Tesorería.

– Cambios en el proceso de nómina. Llegando al final del viaje, cuando el final del camino se divisa y comienza el acercamiento a la meta, habrá que tener en cuenta que incorporar información de máxima fiabilidad sobre enfermedades, requiere también una adaptación del usuario. Con las nóminas ya pagadas, cuando se quiera realizar la cotización, podrán aparecer situaciones conocidas por la administración, pero no por la empresa cuando pagó al empleado. Esto requerirá rectificaciones de las nóminas que no pueden aplazarse y que habrá que resolver antes de finalizar el proceso.

– Control del coste. Al llegar al final del viaje a nuestra isla, a Cret@, para por fin poner los pies en tierra firme es necesario asegurarse de que están bien asentados. Que sea alguien externo quien calcule las cotizaciones, y que lo haga después de la contabilización, incluso un mes después, plantea dos grandes retos a una compañía: asegurar que posteriormente se admitirán todas las situaciones que se han contemplado (bonificaciones, cotizaciones especiales…), y estar preparado para que se produzcan cambios en dichos costes. Será necesario planificar al menos un segundo cálculo de nómina, para recoger todos los ajustes Cret@, y más tarde darle un tratamiento contable adecuado, complementando o desplazando a otro mes las diferencias, en concordancia con otros procesos legales como la liquidación de impuestos.

Llegados a este punto, ya se habrá completado el viaje y estará en funcionamiento el “Sistema de Liquidación Directa”, que es como se ha denominado al nuevo proceso de liquidación dentro del proyecto Cret@. Previamente asistiremos a la revolución en términos legislativos, con la reforma de la Ley General de Seguridad Social y los respectivos reglamentos de Afiliación, Cotización y Recaudación, por lo que este 2014 será un año intenso para los departamentos de RRHH de todas las compañías.

Y sin embargo, el final sólo es el comienzo, ya que una vez completado el viaje, estabilizados los procesos y aprendida por los usuarios toda una nueva forma de trabajar con la administración, mucho más interactiva, es cuando se abrirán muchas nuevas posibilidades de mejora y muchos nuevos retos para el futuro. Procesos automatizados reducirán la dedicación a tareas poco productivas de manipulación manual de información; la implantación de ajustes de nómina, permitirá evitar el desplazamiento del pago de variables de nómina que “trae de cabeza” al usuario cuando no se puede cotizar; la recepción de información totalmente fiable sobre absentismos de trabajadores, permitirá reducir las cargas administrativas de gestión de partes de baja; y así un mar entero de posibilidades de mejora.

Con todo esto sobre la mesa, sólo queda comenzar el viaje cuanto antes, porque “al que madruga Dios le ayuda” y en este caso, contar con el apoyo de la Seguridad Social, que está volcada con este proyecto, será clave para llegar a Cret@ en las mejores condiciones.

David Muñoz, Director de Soporte Meta4.

 


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