Tres hábitos para aprender de la experiencia

«El aprendizaje se fija con la práctica», dice Javier Martínez Aldanondo en el último de sus posts, y por ello, recomienda practicar tres hábitos para aprender de lo que diariamente aprendemos:

1. Reflexionar:

Para aprender hay que reflexionar y dado que el futuro todavía no llega, solo podemos reflexionar acerca del pasado, tratando de “conectar los nudos”, parafraseando a Steve Jobs. Desafortunadamente, y aunque suene feo, tenemos muy poca costumbre de pensar. Durante 2015 hicimos alrededor de 30 talleres de la Isla de los Pájaros con distintas organizaciones públicas y privadas en diferentes países y en todos ellos, los participantes reconocieron que la “obsesión de la empresa por la ejecución y por los resultados no nos deja tiempo para reflexionar”. Es imposible mejorar si no existe un espacio sagrado e inviolable para reflexionar sobre lo que sabemos y lo que no sabemos. ¿Qué hace falta para reflexionar? Por suerte, no se necesitan ni tecnologías caras ni metodologías sofisticadas, tan solo actitud, un poco de tiempo y formularse algunas preguntas clave:

• Qué tenía que haber pasado y qué pasó en realidad.
• Qué salió bien, por qué y cómo repetirlo y mantenerlo en el futuro.
• Qué no salió bien, por qué, qué tuvimos que cambiar.
• Qué haríamos distinto la próxima vez.

2. Sistematizar.

Durante esos mismos 30 talleres, cuando pregunté si tenían el hábito de documentar lo que hacían para reutilizarlo más adelante, obtuve la misma respuesta que en el caso de la reflexión: “No tenemos cultura de sistematizar y, las pocas veces que lo hacemos, los repositorios documentales donde se almacena son muy poco utilizados”. En tu caso ¿dedicas tiempo a capturar lo que aprendes y a guardarlo bajo algún criterio específico que te asegure volver a encontrarlo cuando lo necesites? El ejercicio de sistematizar tiene varios elementos que juegan en su contra: En primer lugar, se trata de una actividad muy poco “sexy” ya que es un proceso farragoso, aburrido y que consume tiempo. Además, muy pocas veces la organización lo exige y ya sabemos lo que ocurre cuando nadie te pide cuentas de algo. Y por último, el mayor beneficiado de documentar un conocimiento no suele ser quien se toma la molestia de dejar ese registro (que ya aprendió) sino terceros que se aprovecharán de esa experiencia en el futuro. Sin embargo, por más tedioso que resulte, sistematizar es la única manera de que la organización deje rastro de lo que hace para evitar perderlo. Si no quieres repetir errores y derrochar tiempo valioso en rehacer lo que ya hiciste antes, necesitas dedicar tiempo a documentar y ese espacio debe ser innegociable.

3. Compartir.

Los clientes y los ciudadanos demandan continuamente mejores servicios forzando a las organizaciones a cambiar. El cambio desactualiza el conocimiento que tienes. Lo que funcionaba antes y era una buena práctica contrastada, hoy ya no lo es. Y el cambio rápido no te deja tiempo para aprender todo lo que necesitas por tu cuenta y a tu ritmo, obligándote a explorar el conocimiento acumulado por otros y a permanecer en una actitud de intercambio continuo de conocimiento. Cuando tienes que hacer algo que no sabes, tienes 2 opciones. Te las arreglas con tu propio conocimiento y empiezas a probar, lo que resulta lento e ineficiente. O buscas a alguien que lo haya hecho antes y aprovechas ese conocimiento. Si empiezas desde cero, te expones a recorrer una larga curva de aprendizaje, con todo lo que ello significa. Cuando aprovechas el conocimiento que la organización ya tiene, te ahorras todos esos riesgos. Obviamente, los participantes en los 30 talleres reconocieron que “apenas contaban con instancias permanentes diseñadas para el intercambio de conocimiento entre pares o equipos”. Todo lo que tenemos para lidiar con la realidad es nuestro conocimiento. ¿Es suficiente? ¿Lo sabes todo y lo sabes siempre? Cuando tienes que hacer algo y no cuentas con el conocimiento necesario (por ejemplo un nuevo plato de cocina) ¿prefieres arriesgarte solo con tu experiencia o prefieres apoyarte en el conocimiento de otros (por ejemplo en un libro de recetas)?

Para aprender, es imprescindible hacerse preguntas y cuando no me puedo responder una pregunta, entonces voy a buscar el conocimiento que tienen otros. La gestión del conocimiento es básicamente un ejercicio de colaboración, compartir con los demás el conocimiento que tienes y aprender de ellos lo que no sabes. Serás más valioso para tu organización por tu capacidad para transferir tu conocimiento y mejorar a los demás que por el stock de conocimiento individual que acumules.

Aldanondo finaliza su comentario con una afirmación tan directa como cierta: «Si hacemos tareas repetidas, entonces gestionar el conocimiento tiene todo el sentido. Pero por muy razonable y simple que nos parezca, reflexionar, sistematizar y compartir son hábitos que por ahora no forman parte de nuestra rutina, lo que significa que las organizaciones todavía no consideran que gestionar el conocimiento sea una actividad valiosa».