La poca eficacia en la gestión de gastos de las empresas españolas ante la falta de control es uno de los grandes escollos no solo en las pymes, sino también en las grandes empresas, según un reciente estudio de Sodexo realizado entre 2.000 empleados de empresas españolas. A esta realidad se suma la difícil recuperación del IVA, capítulo que supera los 1.000 millones de euros perdidos por la dificultad de conseguir facturas legales de los pequeños gastos (taxis, peajes, parkings, restaurantes, etc.).
Paralelamente, el VII Diagnóstico Financiero de la Empresa Española, elaborado por Cepyme y EADA Business School, en su Informe 2015-2016, afirma que los financieros/as tienen en la reducción de gastos generales un potencial de ahorro sin aprovechar. De hecho, el 49 % de empresas considera esta medida una prioridad, porcentaje que aumenta al 60 % en el caso de las empresas pequeñas.
El mencionado estudio de Sodexo, realizado entre 2.000 empleados, que han respondido a preguntas acerca de cómo se gestionan los gastos en sus organizaciones, arroja que hasta un 39 % lleva a cabo gastos profesionales como parte de sus funciones al menos una vez al mes. Es más, si se tiene en cuenta un periodo de tiempo menor, uno de cada cuatro empleados, es decir un 25 %, los realiza como mínimo una vez a la semana.
Cualitativamente, esta misma muestra expone la controversia que crea la gestión de los gastos en las empresas, ya que tiende a ser fuente de malestar entre empleados y organización. En ocasiones, los trabajadores han de adelantar el dinero, mientras que en otras es la empresa la que realiza anticipos. Si a estas situaciones se le añade el tiempo que se lleva el proceso (justificantes, hojas de gastos, documentos de Excel), la conclusión del estudio es muy clara: las empresas españolas necesitan una gestión de los gastos óptima.
En esta línea, uno de los datos que más destaca es que casi todas las empresas utilizan anticipos. Hasta un 95 % opta por esta metodología “clásica”, la cual conlleva una carga importante en la operativa de los departamentos contables. También se da el caso de que sean los propios empleados quienes han de adelantar el dinero. Ante esta tesitura, la respuesta del 56 % es que preferiría contar con una tarjeta de empresa que defina aspectos tales como los lugares en los que se puede emplear, los días y horarios, así como los máximos por consumo, de manera que se les evite tener que hacer cualquier tipo de desembolso.
HOJAS DE GASTOS = INSATISFACCIÓN
El estudio también expone cómo la gestión de los gastos es vista con menor agrado por parte de los empleados, ya que les aparta de sus tareas principales, siendo además considerada como poco productiva, y hasta un 52 % de ellos incluso expresan su insatisfacción en el momento de rellenar la hoja de gastos. De hecho, un 24 % dedica entre 30 y 60 minutos, mientras que al 12 % le lleva más de una hora.
Como medida para paliar esta situación, los expertos recomiendan el uso de hojas de gasto automáticas. El ahorro de tiempo es considerable.
GASTOS MALENTENDIDOS
Otro de los problemas detectados es que la gestión de los gastos puede conducir a enfrentamientos y momentos incómodos. Por ejemplo, la encuesta desvela que un 22 % de los empleados se han tenido que enfrentar a que un superior haya cuestionado un gasto o que incluso no se lo haya dado por válido. Una de las razones es que hasta un 14 % asegura no conocer la política de la empresa en cuanto a gastos se refiere. Por tanto, la falta de control se traduce en pérdidas, debido a que en 1 de cada 5 casos los gastos de los empleados no cumplen con las políticas establecidas por las empresas. A su vez, esta falta de eficacia en el control se multiplica debido a que el 76 % de las empresas controla el gasto a posteriori y manualmente.
¿DÓNDE Y CÓMO AUMENTAR LA EFICIENCIA DE ESTOS GASTOS?
A esta pregunta, Sodexo responde con cifras de su anterior estudio, realizado por la consultora Numsight, que cifra en 4.000 euros anuales de media los gastos por empleado. De estos gastos, el 46 % procede de restaurantes, gasolineras, taxis, parkings y peajes; y un 30 % de billetes de avión y reservas de hotel. Sin embargo, ambos estudios han detectado que la gestión podría ser más eficiente: el 67 % de los financieros admite sentirse insatisfechos con su sistema de gestión de gastos. En esta línea, el análisis ha identificado cuatro áreas de la gestión de gastos donde las pymes pueden ganar en eficiencia:
1. Tramitan manualmente anticipos, adelantos, liquidaciones y notas de gastos.
2. Carecen de mecanismos para controlar la política de gastos.
3. Acumulan y tramitan facturas de las que no recuperan IVA.
4. Carecen de reportings adecuados para tomar decisiones.
La propuesta para los directores y responsables financieros de estas empresas es abandonar los viejos procesos manuales y empezar a digitalizar y automatizar gestiones, así como externalizar tareas. Además, hoy existen nuevas herramientas, como la tarjeta de gastos corporativa y los softwares de gestión, que integran todas estas estrategias de una forma sencilla y eficiente.
