Cinco desafíos de los managers en el proceso de acogida (y como superarlos)

Afrontémoslo: la incorporación de un nuevo empleado es una tarea difícil. Su importancia es reconocida por la mayoría, pero los managers ocupados a menudo tienen problemas para proporcionar una experiencia sólida para sus nuevos miembros del equipo.

Lo sé, puedo resultar un poco quisquilloso a veces… como ahora. Pero estoy tratando de apoyarte. Sé que estás ocupado – también, soy un manager a diario-. Sé cuántas responsabilidades tienes como manager. Y sé cuáles son los desafíos a los que te enfrentas cuando incorporas a un nuevo empleado.

Aquí hay 5 de esos desafíos, y algunas ideas sobre cómo superarlos:

1. Desafíos con la claridad del rol – tanto en tu propia comprensión como en la comprensión del nuevo empleado-.

Al incorporar un nuevo empleado al equipo, es importante revisar la descripción del trabajo detalladamente. ¿Es actual y precisa? Si no, clarificar las responsabilidades y las actividades a desempeñar por el nuevo empleado es importante hacerlo de forma abierta en el proceso de la entrevista de acogida. Pregunta a los nuevos empleados sobre su comprensión acerca de su nueva función y entabla un diálogo temprano, cercano y frecuente al respecto.

2. Desafíos con el establecimiento de expectativas.

Comunícate con tu nuevo empleado. Dedica el tiempo suficiente para reunirte con el nuevo empleado, y realiza un esfuerzo para discutir sus expectativas, sobre todo: la comunicación, la frecuencia de las reuniones, la participación, el horario de trabajo, las tareas el realizar, el rendimiento esperado y la medición de los resultados. Pero no te detengas ahí: pregunta al nuevo miembro del equipo cuáles son sus expectativas en relación contigo, cómo supervisor directo. Es una calle de dos sentidos: cuanto antes comiences a hablar de las expectativas, antes se encontrarás en una situación de confianza y comunicación abierta.

3. Desafíos por estar demasiado ocupados.

Sí, sí, sí … ahí está otra vez. La excusa de estar muy ocupado. A pesar de la gran carga de actividad, es imprescindible que un manager pase mucho tiempo construyendo una relación con su nuevo empleado. Si esto no sucede, el proceso de integración (y en última instancia el éxito del nuevo empleado) está en riesgo.

La verdad es que, si no tienes tiempo, no podrás proporcionar una suficiente experiencia de integración al nuevo empleado.

¿Las buenas noticias? No todo tiene que suceder en persona. No todo tiene que recaer en ti como manager. He aquí algunos consejos para los managers ocupados:

• Encuentra tiempo consistente y regular para reunirte con el nuevo incorporado durante, al menos, la primera semana y, por lo menos, una vez al día.

• Si las reuniones cara a cara no siempre las puedes realizar, -debido a viajes, ubicaciones remotas u otras razones-, aprovecha los medios disponibles de comunicación como skype, llamadas telefónicas, videoconferencia u otras herramientas que faciliten esa conexión.

• Delega parte de la comunicación en otros miembros de tu equipo: conecta e involucra al nuevo empleado con otros «compañeros de trabajo» durante las primeras semanas.

• Utiliza listas de verificación u otras ayudas de trabajo para asegurarte de que los componentes importantes del proceso de acogida no tienen grietas.

4. Desafíos con el resto del equipo para involúcrales en este cambio.

Es inevitable que, cuando una nueva persona se incorpora, la dinámica del equipo cambie. Esto puede ser particularmente cierto si el nuevo empleado asume un rol de liderazgo o si un miembro del equipo existente tenía expectativas por conseguir esa posición asumida por el nuevo incorporado. Anticípate al cambio desde el momento que se hace pública la cobertura de la nueva posición: sé comunicativo y transparente. Los cambios dentro de una organización se gestionan más ampliamente cuando el equipo se basa en la solidez. Como manager del equipo, facilita la incorporación con éxito del nuevo empleado mediante la creación de un ambiente acogedor. Habla acerca de los cambios antes de que llegue el nuevo empleado; Discute cualquier aprensión y responde a las preguntas; y luego, involucra al equipo existente en la preparación de su llegada:

• Alistar a alguien con la organización de un almuerzo en equipo o actividad social durante la primera semana del nuevo empleado

• Obtener asistencia con la capacitación en tareas de trabajo o procedimientos del departamento

• Pida a alguien que sea el «compañero de trabajo» o mentor durante las primeras semanas

• Haga que todos firmen una tarjeta de bienvenida o envíen por correo electrónico una foto de «selfie» al nuevo empleado antes de su primer día … ¡sea positivo sobre el cambio!

Artículo escrito por Antonio Peñalver, socio director de People First Consulting, en su blog.


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