Indispensable y estratégica. Si hay dos adjetivos que la situación vivida ha dejado grabada a fuego en relación a la comunicación interna son esos. La pandemia, el confinamiento, el auge del teletrabajo y la digitalización no solo la han colocado en primera línea como herramienta operativa indispensable, sino que le han permitido adquirir relevancia como vector estratégico para la empresa y absolutamente clave para su funcionamiento. Porque en un contexto de máxima incertidumbre y cambio, y con el desafío de la transformación por medio, alimentar la motivación de los equipos, asegurar su alineamiento y productividad, generar pertenencia y estimular la participación, la cocreación y la innovación se perfilan como los únicos pilares capaces de asegurar la supervivencia y el éxito. Y la comunicación interna es la artífice de la generación de los vínculos entre empresa y empleados de los que se nutren todos ellos.
Ahora bien, para que la comunicación interna resulte totalmente eficaz en este cometido requiere de una serie de ingredientes que van más allá de la gestión de un canal de información. Ellos son el diálogo, la escucha activa, el empoderamiento, la implicación de los empleados y la multidireccionalidad… y es que sin ellos, crear una comunicación efectiva, de calidad y que realmente mejore la experiencia del empleado y, en consecuencia, los resultados esperados se convierte en una misión imposible.
La llegada de las apps móviles al universo de la comunicación interna permite dar ese salto cualitativo al ofrecer la capacidad de crear una comunicación más directa, ágil, personalizada, e interactiva, que incrementa su eficacia, así como el alineamiento y el engagement de los colaboradores.
Sencillez, usabilidad y ubicuidad
Destacan, en primer lugar –como nos explican desde Dialenga, proveedor tecnológico de herramientas de comunicación interna–, por su sencillez, usabilidad y ubicuidad, ya que están pensadas para que las utilice cualquier tipo de perfil de empleado, y funcionan en un dispositivo que todos ya llevamos siempre con nosotros, el teléfono móvil, asegurando así el acceso a todas las personas de la organización, independientemente de su puesto, tipología o lugar de trabajo, de manera directa, rápida e inmediata.
“La comunicación interna en una empresa es tan importante como la organización de un almacén, o como la estructuración de los diferentes departamentos, porque para cualquier urgencia necesitas contactar con toda la plantilla. Disponer de una herramienta adecuada para este cometido es de vital importancia”, asegura Manuel de Sola, coordinador de marketing de Álvaro Moreno, firma de moda masculina española, que cuenta con una app de comunicación interna llamada Amily.
Ese canal directo e inmediato resultó crucial para Álvaro Moreno en plena pandemia. “Cuando comenzó la pandemia, tuvimos una reunión de urgencia (un poco traumática), porque la situación era horrible y necesitábamos enviar el protocolo de actuación a toda la plantilla. No teníamos claro cómo hacerlo y si el correo electrónico era la herramienta más adecuada, así que, cuando mencionamos la palabra Amily, se despejaron todas las dudas. Con Amily sabíamos perfectamente cómo teníamos que hacerlo, pues contábamos con la app de comunicación idónea y su popularidad dentro de la plantilla era elevada. Esto facilitó que la información se distribuyese rápidamente y que se convirtiese en una de las noticias más vistas, dado que los trabajadores necesitaban saber cómo actuar ante una situación de tanta incertidumbre”, explica el coordinador de marketing de la firma.
Centralización y monitorización
Las apps como herramientas de comunicación interna ofrecen, además, un lugar donde centralizar toda la comunicación y hacerlo de manera segmentada y ordenada, por áreas o temáticas, lo que facilita que sea más fácil de consumir la información para el usuario, y hacerlo en cualquier momento, ya que está siempre disponible y monitorizada para recordar los mensajes que no se han leído, ayudando así a las organizaciones a mantener informados a todos sus colaboradores de una manera más eficaz.
“Muchas organizaciones basan su comunicación interna en el correo electrónico y corren el riesgo, dado el elevado número de mails que recibimos todos los días, de que sus mensajes no sean leídos al verse enterrados bajo montañas de mensajes más recientes. Eso dificulta enormemente el contacto con los empleados, un problema que se ve agravado cuando la plantilla se encuentra dispersa geográficamente. Las apps ofrecen una solución directa de comunicación y aseguran llegar inmediatamente a la persona con la que se necesita contactar”, explica Miguel Martín-Forero, product manager de Dialenga.
Esa capacidad para asegurar una comunicación al día que resulta factor crítico en los equipos deslocalizados es otra de las características principales que destaca Rubicela Valencia, manager of innovation de Macmillan Educación México: “Con la app Dialenga hemos conseguido que todo nuestro equipo de ventas esté al día de las campañas que realizamos y tenga a mano toda la información necesaria de nuestros productos”.
Multidireccionalidad, escucha activa y colaboración
Estos nuevos canales de comunicación interna brindan, por otro lado, una bidireccionalidad que permite la captura de feedback y de la voz del empleado, permitiendo, por tanto, mejorar su experiencia dentro de la organización, tal y como afirma el responsable de Dialenga: “Para lograr una buena experiencia de empleado es clave escuchar a las personas de tu empresa. La comunicación interna y los canales digitales diseñados específicamente para esta labor son la mejor forma de hacerlo de manera instantánea, en el momento y lugar donde suceden. Esto asegura no perder ninguna oportunidad de escuchar y conocer lo que realmente viven en el día a día de la empresa, además de conseguir convertir a los colaboradores en los mejores embajadores de tu organización”.
Y facilitan, no solo la implementación de ese feedback vertical empleado-empresa, sino que también fomentan el diálogo entre compañeros y equipos de trabajo, lo que ayuda a incrementar la colaboración y el trabajo en equipo, además de empoderar a los empleados. “Las empresas tienen más éxito cuando sus empleados cuentan con las herramientas necesarias para actuar, tomando decisiones en el momento. Esto incrementa su productividad y el progreso hacia una organización de mayor rendimiento”, indica Martín-Forero. Y así lo corrobora, desde la experiencia corporativa, Sonia Gonzáles Sotelo, directora de tecnología estrategia e innovación de la empresa colombiana Los Coches: “El impulso que ha dado la app a nuestra comunicación interna ha sido clave para lograr convertir a todas las personas en promotoras de la compañía e implicarlas activamente en la consecución de nuestros objetivos globales”.
Interacción y engagement
Por último, las apps de comunicación interna permiten una comunicación mucho más enriquecida, apoyada con elementos multimedia (imágenes, audio, vídeos) y lúdicos de gamificación, co-creación e interacción, que atraen, retienen y motivan a los empleados, consiguiendo así generar un mejor engagement. “El juego anima a la participación y a la innovación. Un mensaje aburrido y unidireccional solo conseguirá su objetivo a medias, ya que será mera información y reducirá la posibilidad de que la llamada a la acción surta efecto”, explica el product manager de Dialenga.
Análisis de impacto
Y todo ello sin olvidar que permiten el análisis y la medición de todas las acciones que se realicen a través de ellas, aportando así a los responsables de comunicación información detallada de la eficacia de todas ellas.
En definitiva: información, conocimiento y colaboración de manera directa, personalizada, multimedia, interactiva y medible. Todos estos ingredientes convierten las apps en un impulsor del cariz estratégico e indispensable que la comunicación interna desempeña en el seno de las organizaciones.
