¿Qué pasa si te “quitan” el despacho?

Maite Sáenz25 junio 201411min

 

Estamos habituados a compañías con una cultura tradicional, organizaciones verticales donde la jerarquía y las señas de estatus marcan la diferencia. Así que cuando una persona entra a trabajar en una empresa de estas características, desde el primer momento está grabando en su ADN entre otras cosas, que el que más aparenta es el más importante. Y cuando por fin llega a formar parte de la línea del management, lo que quiere es lucir los mismos galones que sus homónimos; quiere también un despacho e igual de representativo.

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Salvo pocas excepciones, no hago más que toparme con oficinas llenas de despachos. Algunos tienen el tamaño de un enorme salón, otros no distan mucho de ser un cubículo. Los hay con una, dos, tres o más ventanas. De interior o exterior, de esquina o fachada, de planta presidencial o no. Algunos tienen una mesa de reuniones, incluso para más de diez personas, además de sofás, sillones, mesita de centro…. Con o sin televisor, de muchas o menos pulgadas. Con cafetera, mini bar, sillón de masajes, cuarto de baño particular….. En fin, una amplia gama de posibilidades en función del rango de quien lo ocupe.

Y en no pocas ocasiones, también me he encontrado con una “despachitis” aguda que impera sobre las necesidades reales de espacio del resto de los empleados. Un despacho por cada cuatro puestos de trabajo y además con un bajo nivel de ocupación, no es una práctica poco habitual, mientras que el resto de la plantilla comparte un espacio proporcionalmente reducido, donde alguien que intenta trabajar de manera concentrada, tiene a su izquierda otra persona en mitad de una conferencia y a su derecha un grupo reunido. Por no hablar de los que acuden a los servicios para mantener una conversación telefónica privada o a los pasillos para una reunión informal. Pero lo que sigue llamando la atención, es que algunas de estas empresas prefieren continuar con sus problemas de espacio y mantener intactos sus despachos, aunque se les proporcione una alternativa que no solo soluciona estos inconvenientes, sino que además reporta otros beneficios.

¿Qué pasaría si te quitasen el despacho? Casi puedo ver cómo las neuronas de mi interlocutor se ponen a trabajar rápidamente buscando la respuesta correcta. Los más “diplomáticos” suelen empezar diciendo que si tal medida va a beneficiar a la empresa, les parece bien. Pero no pasa mucho tiempo cuando surge una retahíla de objeciones, algunas en nombre de los intereses de la compañía:

– Es que yo mantengo frecuentemente reuniones confidenciales.
Podemos habilitar varias salas para este tipo de entrevistas en número suficiente y con las condiciones de privacidad requeridas. Y no solo pequeñas, también de otros tamaños en función de las necesidades de todos los empleados.
– Es que yo tengo al día muchas conferencias y molestaría a los demás.
Podemos habilitar numerosos phone boxes con unas condiciones de insonoridad absolutas y equipadas con tecnología para realizar incluso video conferencias.
– Es que me suelen visitar clientes importantes y yo necesito un despacho que de prestigio a la Compañía.
Podemos diseñar espacios específicos a tal efecto, que además estén ubicadas en un área para visitas que proporcione privacidad al resto de la oficina.
– Es que ….

Siempre hay impedimentos para los que suele haber soluciones y también con diferentes posibilidades según necesidades. Realmente el problema no es físico.

El verdadero problema está en adoptar un cambio importante de cultura que además, supone sobre todo, un conflicto emocional y psicológico individual. No es nada sencillo aceptar el cambio, pero si además conlleva la pérdida de un privilegio ganado “a pulso”, la pérdida de la imagen de poder que hemos logrado alcanzar y del reconocimiento que nos distingue de los demás, la resistencia es aún mucho mayor.

Hay empleados que tienen la convicción de que en su empresa no eres nadie si no tienes despacho, de que si te lo quitan es una vergüenza y una mancha en tu carrera, que pierdes la autoridad y el respeto de tus subordinados, la credibilidad ante el cliente que viene a visitarte. Hay incluso quien lleva toda la vida luchando porque le reconozcan su trayectoria y esfuerzo dándole un despacho.

¿Cómo no van a sufrir estas personas si se les “quita” el despacho?. No hay que hacer un ejercicio de empatía muy grande para entenderles. Se pueden llegar a sentir tan frustrados y en algunos casos tan injustamente tratados, que pierden de vista su compromiso con la empresa, que los resultados y el bienestar de la compañía están por encima del suyo propio y por supuesto de su ego. Y ha de pasar algún tiempo hasta que pueden enfocar el asunto desde otra perspectiva y ver sus ventajas: ahora tendrán la oportunidad de despojarse de todos esos clichés y de centrarse en alcanzar las verdaderas señas de identidad de un top manager.

 

AUMENTAR EL TRATO DIRECTO

Eliminar la barreras físicas y todos esos estereotipos, les permitirá estar más cerca de su gente ya que aumentarán las posibilidades de trato directo, de comunicación espontánea y de coaching continuo. Posibilitará también una cercanía emocional que facilitará la sensación de equipo y de confianza mutua. Las probabilidades de sacar lo mejor de nuestra gente y de nosotros mismos, aumentan en la medida en que quitamos muros y puertas, compartimos espacio e inquietudes y nos ganamos el respeto de los demás por nuestros propios méritos profesionales y el estilo con que lideramos, en lugar de por el rango que tengamos o lo que intimide nuestro despacho.

Pero este cambio en la manera de pensar y de actuar no solo afecta a los managers y directivos. Es un cambio de cultura que afecta a todos los empleados y todos deberán interpretar el hecho de que desaparezcan los despachos, no como un ejercicio forzoso de humildad, ni como una ocasión de satisfacción por la frustración de otros, sino como la oportunidad de construir entre todos una compañía a la que le importan sobre todo las personas y donde se siguen buscando elevados niveles de excelencia y productividad, pero con una cultura y un estilo de dirección diferentes.

El tiempo que se tarde en asimilar el cambio y el éxito final de su adopción, depende de cómo se gestione. La Gestión del Cambio debe de actuar desde el primer momento, desde el mismo instante en que se plantea la posibilidad de que desaparezcan los despachos de una oficina.

No es conveniente decidir la asignación de despachos en función de quién lo necesita y quién no, porque se entraría en una batalla sin fin, en la que todos podrían esgrimir diferentes razones de peso que justificasen la necesidad de disponer de uno. Y por otro lado, nadie entendería ni aceptaría que un igual en rango tuviera despacho y él no, cuanto menos una persona de grado inferior. Así que lo más recomendable en este sentido es, o bien eliminar todos los despachos o bien hacerlo a partir de cierta línea de la jerarquía y sin excepción alguna.

De igual forma, cuanto más arriba en la pirámide de la organización se adopte la decisión de prescindir de despachos, menores serán las probabilidades de que la gente de rango inferior se oponga. ¿Qué directivo defendería que él sí necesita despacho cuando su jefe, ni el jefe de su jefe lo van a tener? La manera más rápida y sencilla de adoptar un cambio de esta magnitud por toda la compañía, sería que el máximo exponente en la jerarquía prescindiera por su propia voluntad del despacho.

Pero aunque esto ocurriera, no todo estaría resuelto, pues siempre queda un poso de resistencia que hay que reducir al máximo posible. Abandonar pensamientos y hábitos arraigados para adoptar otros es muy difícil y para ello es necesaria una campaña de concienciación persistente, sostenida por un plan de comunicación fuerte y unas políticas de RR.HH. en línea con este objetivo.

Las empresas están adaptándose continuamente a las nuevas exigencias del mercado y posicionándose entre la competencia. Muchas se suben al tren de los nuevos tiempos, implementando modelos de trabajo más flexibles y oficinas con espacios más versátiles y mejor aprovechados. La eliminación de los despachos está siendo una práctica cada vez más frecuente, no solo como medida para optimizar el espacio disponible, sino como recurso para implantar una cultura de empresa más flexible propia de organizaciones horizontales, orientadas al trabajo en equipo. El espacio se entiende entonces como facilitador del talento y la motivación.

La gestión del cambio, imprescindible en cualquier proceso de transformación, se traduce en un plan de acción centrado en minimizar la resistencia innata de las personas a cambiar, en incentivar su apoyo y en conseguir que la transición sea más rápida, sencilla y exitosa.

Carmen Crespo, Responsable de Change Management en 3g office.

 

 


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