En materia de transparencia y buen gobierno, la forma es casi tan importante como el fondo. Cuidar los protocolos que rodean la convocatoria y celebración del Consejo de Gobierno es fundamental a la hora de poder acreditar que las decisiones tomadas en el mismo han seguido las normas de buen gobierno. La tecnología se ha convertido en un soporte crucial para conseguirlo y, por eso, eShare, compañía creadora de BoardPacks y de Entity Squared, softwares de Gobernanza Empresarial, ha analizado las 3 claves fundamentales para asegurar la máxima transparencia y trazabilidad de las decisiones tomadas.
– Asegurarse de que la convocatoria es recibida por todos los miembros del Consejo.
Aunque los estatutos de la empresa pueden prever la convocatoria espontánea del Consejo de Administración, lo habitual es que ésta se realice con tiempo suficiente y a través de un método que asegure la recepción de dicha convocatoria por parte de los convocados. Los métodos tradicionales, como carta física, correo electrónico o fax, pueden presentar problemas relacionados con la falta de seguridad sobre la persona que realmente aporta la prueba de recepción de la convocatoria. Por el contrario, si la convocatoria llega a través de una plataforma de gestión de Consejos de Administración o de un portal del Administrador, en que los permisos de recepción de alertas y documentos están previamente definidos, la seguridad es absoluta y, además, no es posible alegar desconocimiento sobre la misma.
– Evitar sorpresas en el orden del día: la documentación previa.
El deber de diligencia que se exige a los Consejeros hace que sus decisiones deban tomarse con el máximo grado de conocimiento de causa. Por lo tanto, los asuntos previstos en el orden del día deben estar apoyados por la documentación suficiente para información de los Consejeros. Hasta épocas recientes, y aún, hoy en día, esto suponía legajos de papel que muchas veces pasaban por varias manos antes de llegar al Consejero y que otras se dejaban olvidados en la sala de juntas al alcance de cualquiera. Las plataformas de gestión de reuniones permiten distribuir toda la información de manera segura solo a aquellas personas autorizadas, permiten también hacer la trazabilidad de posibles modificaciones en los documentos hasta llegar a la versión final y, por último, suponen un acto positivo para el medio ambiente al eliminar el uso de toneladas de papel.
– Hacer el seguimiento de los acuerdos del Consejo de Administración.
El acta ha sido, hasta ahora, el único instrumento de transparencia sobre los asuntos que se tratan en los Consejos de Administración y sobre las manifestaciones personales de los Consejeros. Las nuevas tendencias relativas al buen gobierno exigen subir un nivel en este ejercicio. Las soluciones informatizadas permiten no solo dejar constancia exacta de todo lo tratado, los documentos modificados y las decisiones tomadas, sino también hacer un seguimiento sobre el cumplimiento de los acuerdos adoptados. A través de los sistemas de alerta adecuados nadie puede alegar desconocimiento u olvido y, además, quedará constancia de cualquier desviación sobre dichos acuerdos.
