“En el trabajo del conocimiento la tarea no se presupone sino que hay que determinarla”. Esta famosa frase de Drucker resume la transformación que la naturaleza del trabajo ha experimentado en el último siglo. José Miguel Bolívar lo explica así: “Ahora necesitamos decidir qué hemos de hacer y cuándo está hecho”.
Recientemente ha intervenido en una conferencia organizada por Hays e impartida en el Centro de Estudios Garrigues en la que ha hablado de la “Productividad personal como competencia clave para el siglo XXI”. Bolívar ha explicado que en esa decisión con la que priorizamos nuestras tareas está implícita también la decisión de qué no hacemos y ambas elecciones condicionan nuestra productividad personal.
No sin ironía comenzó a explorar este concepto: “Las organizaciones, aun siendo eficientes, producen trabajo basura, tanto que, definición, la carga de trabajo es muy superior al tiempo que tenemos disponible. Por eso la productividad va de decidir. Importante, urgente y prioritario son criterios para tirar a la papelera. ¿Por qué? Porque si nos ciñéramos a estos criterios no habría momento para llegar a lo no importante o no urgente, salvo que acaben explotando y convirtiéndose en importantes y urgentes”.
El estrés que todo ello nos genera nos demanda tener control y perspectiva, términos que interpreta de la siguiente manera:
– Tener control nos exige tener un mapa de opciones para saber dónde están los riesgos.
– Y tener perspectiva es tener claro las consecuencias de lo que decidimos.
Decidir bien y concentrarte en lo que haces son claves para ser productivo. Pero, ¿qué nos impide lograrlo?
– Las interrupciones,
– La multitarea (el cerebro trabaja en modo secuencia, las mujs tienen vision periferica pero no multitarea),
– Los ruidos (nosotros somos nuestra principal fuente de interrupciones ya que utilizamos nuestro cerebro como almacén de compromisos, y el cerebro nos los recuerda cuando no podemos hacer nada al respecto).
Vaciar la mente y dotarnos de una “mente extendida”, algo así como una unidad de disco externa, actualizada y completa, es el consejo que José Miguel recomienda para que podamos gestionar no ya nuestro tiempo (esto podría valer en el modelo cadena de producción en el tiempo no se puede gestionar) sino nuestra atención. ¿Cómo? Pues como todo lo que tiene que ver con las pautas de conducta y con los comportamientos, adoptando nuevos hábitos. “La productividad es un puzzle de hábitos. No son gadgets, ni herramientas, sino dejar de hacer cosas improductivas (como abrir el mail al llegar a la ofi)”.
La metodología GTD-Getting Things Done es un pegamento de hábitos que establece una ruta de cinco pasos para tener el conrtol:
– Capturar, tener un inventario completo de compromisos.
– Aclarar, coger cada elemento del inventario y saber qué hemos de hacer con ello.
– Organizar, depositar el resultado de esa decisión en un contenedor.
– Reflexionar, viendo lo que no voy a hacer elijo lo que voy a hacer.
– Hacer.
Para concluir, Bolívar se mostró convencido de que “el reto es pasar de organizaciones prouctivas con departamentos de I+D que innovan a organizaciones que innovan con personas productivas individualmente”.
