Los beneficios del outsourcing para la empresa

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Una empresa que se focaliza en sus procesos core y permite a un especialista realizar los non core es una empresa que se concentra en el crecimiento y la rentabilidad de su compañía. El BPO (Business Outsourcing Process) se conoce en español como “Externalización de Procesos de Negocios” y se refiere a la subcontratación de procesos de negocios mediante proveedores de servicios internos o externos a una empresa. Hay cosas que debemos hacer de una manera excelente y otras que alguien que a su vez las sabe hacer de una forma excelente, las hace por nosotros. El BPO es muy recurrente para empresas que quieren maximizar la eficiencia de sus operaciones, sin tener que emplear grandes volúmenes de recursos. De esta forma, es posible rentabilizar procesos y conseguir un mayor beneficio, estableciendo relaciones de colaboración con otras empresas. Outsourcing no implica una reducción de costes o de plantilla, sino que la externalización de procesos es un elemento clave para crecer y liberar capacidades de recursos humanos.
Toda empresa define unos procesos para la realización de sus actividades, algunos de ellos son fundamentales y otros son procesos de soporte. Al mismo tiempo, algunos de dichos procesos son core, mientras otros son non core.  Los non core son los que podrían y deberían ser externalizados con el objetivo de alcanzar el mayor valor añadido para los clientes y los accionistas. Esto se consigue integrando procesos non core entre diferentes compañías a través del outsourcing, el cual es consecuencia de un haber tomado la decisión de focalizarse en los procesos core de la firma. Hay cosas que debemos hacer de una manera excelente y otras que alguien que sabe hacerlas de una forma excelente, las realiza por nosotros. Esta focalización de actividades nos convierte en más eficientes porque nos permite concentrar menos inversión en dinero y personal.
La clave estriba en externalizar procesos non core a alguien para quien esa actividad es core. Y el objetivo es la integración de procesos gestionados por expertos. No obstante, hay que tener claro que outsourcing no es ni reducción de costes, ni reducción de plantilla ni un traspaso de problemas.
El outsourcing es un elemento que debe permitir el crecimiento, pues debería liberar capacidades de recursos humanos, liberar dinero (menos inversiones) y facilitar nuevas implantaciones rápidas. Pero no siempre es coser y cantar y algunas veces aparecen determinados problemas en el seno de las empresas que conviene conocer y afrontar. Algunos directores pueden ver el outsourcing como una pérdida de poder dentro de la organización. También puede aparecer el síndrome de “nadie fríe los huevos como nosotros”; o el síndrome del “análisis infinito”; o, simplemente, escogemos un mal proveedor.
Llegados a este punto, la pregunta es “¿Cómo escogemos al mejor proveedor?” Pues simplemente debemos asegurarnos de que es un profesional totalmente focalizado en el proceso que necesitamos externalizar; que sea un Best in Class, es decir, que sea un experto y que dicha actividad sea su core; además de que se pueda identificar en él una cultura empresarial compartida y un jugador a largo plazo.
Y, una vez escogido, ¿cómo enfocarlo? Debe tener claro que no se trata de tener que resolver funciones, sino procesos o subprocesos, e integrarlos en los suyos para crear una auténtica red. Necesita, desde el principio, un buen plan de integración y formación que evite el “nosotros –ellos”. Es preciso establecer un contrato que fije de manera clara las expectativas y que use indicadores como elementos que identifican incentivos y penalizaciones. Además es necesaria una gestión compartida y una actitud de libros abiertos, pues estamos ante un win-win debiendo formar parte claramente de nuestra estrategia a largo plazo.
Se percibe claramente como la crisis ha finalizado y las empresas hicieron en su momento los deberes, pues han disminuido su endeudamiento y están aumentando su facturación y, al menos en el corto plazo, se percibe una importante mejoría. Los departamentos de recursos humanos, sean grandes o pequeños, han pasado bastante tiempo con cierto grado de parálisis y muy ocupados en cambios en los sistemas de cotización social que le han venido impuestos. No obstante, ahora se le avecina la necesidad de acompañar a la empresa en su crecimiento.
Procesos de reclutamiento de talento, formación, adaptación, cambios en los sistemas de retribución variable, han cobrado nueva vitalidad y la empresa necesita del valor añadido de los departamentos de recursos humanos. Para ello, van a necesitar liberar recursos, o que les asignen mayor presupuesto, cosa que no es fácil, por lo que estamos observando un proceso de externalización creciente de la gestión de nóminas hacia empresas especializadas, de manera que les permite destinar sus recursos a actividades de valor añadido al liberarse de la nómina, que es una actividad necesaria y que debe ser realizada con máximo cuidado, pero que no añade valor a la empresa.
El BPO es una herramienta fundamental para el crecimiento de la empresa, pues le permite descargar con total seguridad aspectos non core en otras empresas para centrarse en aspectos de valor que le permitan crecer. En el caso particular del outsourcing de nóminas permitirá también al Director de Recursos Humanos ahorrar en la administración de los sistemas de entrega de documentación, de planificación de ausencias y de control de las mismas, pues el proveedor puede poner a su disposición todos estos sistemas. Y, al mismo tiempo, también habrá asegurado el riesgo innecesario que corría en un proceso non core como éste, por errónea aplicación de la Ley o por falta de actualización adecuada.
Por Joan Díaz, Director General de JDA/SFAI

Escrito por Redacción

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